Firmy, które realizują usługi w terenie, na co dzień zmagają się z wieloma wyzwaniami logistycznymi. Częste zmiany, dynamiczne sytuacje i konieczność szybkiego podejmowania decyzji sprawiają, że zarządzanie taką pracą bywa trudne. Wszystkie te działania określa się mianem zarządzania pracą w terenie, czyli FSM (z ang. Field Service Management). W tym artykule wyjaśniamy, na czym dokładnie polega FSM, a także przedstawiamy wskazówki, jak skutecznie usprawnić pracę zespołu terenowego i jednocześnie obniżyć koszty operacyjne.
Na czym polega zarządzanie pracą w terenie?
Pojęcie to określa wszystkie działania, jakie należy wykonać, aby zapewnić ciągłość usług świadczonych poza siedzibą firmy oraz utrzymać możliwie najwyższą ich jakość. Za zarządzanie pracą w terenie odpowiadają wyznaczeni do tego zadania kierownicy.
Do ich obowiązków zalicza się m.in.:
- koordynowanie działań pracowników,
- rozdysponowywanie zasobów do wykonywania zleceń,
- monitorowanie poprawności realizacji usług w terenie.
Sprawdź też: Field Service Management – czym jest i komu się przyda ta usługa?
Jakie zadania obejmuje zarządzanie pracą w terenie?
Obowiązki osób odpowiedzialnych za koordynowanie pracy w terenie uzależnione są od charakteru usług świadczonych przez firmę. Mogą one polegać np. na montażu i serwisowaniu instalacji technicznych, wdrażaniu oprogramowania czy naprawie specjalistycznych maszyn u klienta. Każda z nich wiąże się z koniecznością realizacji pewnych unikalnych procesów. Jednak są również takie czynności, które znajdują się w zakresie obowiązków każdego kierownika działu odpowiedzialnego za realizację prac w terenie.
Zalicza się do nich zarządzanie:
- zasobami ludzkimi – przygotowywanie harmonogramów, wyznaczanie optymalnych tras dojazdów do miejsc wykonywania prac, monitorowanie wydajności pracowników itp.,
- zleceniami,
- zapasami firmy – np. narzędziami oraz częściami zamiennymi,
- umowami z klientami.
Najczęstsze problemy firm bez systemu FSM
Firmy, które nie korzystają z systemu FSM, często mierzą się z podobnymi trudnościami. Najczęściej są to:
- Chaotyczna organizacja pracy – brak automatyzacji powoduje bałagan w harmonogramach i zadaniach.
- Wysokie koszty operacyjne – ręczne planowanie tras i zarządzanie zapasami prowadzi do strat finansowych.
- Długie czasy reakcji na zgłoszenia klientów – brak szybkiego dostępu do informacji wydłuża realizację zleceń.
- Słaba komunikacja wewnętrzna – brak jednego, spójnego narzędzia utrudnia sprawną wymianę informacji między zespołami.
Świadomość tych problemów pokazuje, jak ważne i potrzebne jest wdrożenie profesjonalnego systemu FSM, który pozwala skutecznie uniknąć wymienionych trudności.
Jak system FSM usprawnia zarządzanie pracą w terenie?
System FSM zawiera szereg bardzo przydatnych narzędzi przeznaczonych dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie pracą w terenie. Pozwala zautomatyzować wiele powtarzalnych i czasochłonnych procesów, w tym np.:
- przygotowywanie harmonogramów dla pracowników,
- planowanie optymalnych tras przejazdu,
- raportowanie prowadzonych działań,
- monitorowanie stanów magazynowych,
- prowadzenie podstawowej komunikacji z klientami – np. wysyłanie komunikatów o statusie realizacji zlecenia.
Oprócz tego system FSM jest narzędziem ułatwiającym pracę technikom działającym w terenie. Można zalogować się do niego z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu i uzyskać dostęp do informacji związanych np. z wykonywanym zleceniem. Powoduje to usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy, co przekłada się na przyspieszenie realizacji usług.
Jakie są korzyści z wdrożenia systemu FSM?
Automatyzacja wielu procesów zarządzania pracą w terenie oraz usprawnienie komunikacji wewnętrznej powoduje podniesienie jakości świadczonych usług. Przekłada się to na wzrost zadowolenia klientów i tym samym budowanie pozytywnego wizerunku firmy.
Istotną korzyścią z wdrożenia systemu FSM jest także oszczędność czasu. Mają go więcej zarówno kierownicy, jak i technicy pracujący w terenie. Dzięki temu są w stanie szybciej realizować zlecenia, co skutkuje wzrostem wydajności działania firmy. Wszystko to w połączeniu z optymalizacją kosztów operacyjnych.
System FSM a przewaga nad konkurencją
Wdrożenie tego narzędzia zwiększa możliwości rozwoju firmy. System FSM ułatwia utrzymanie konkurencyjności przedsiębiorstwa i daje realne szanse na dynamiczny wzrost jej przychodów. Kluczem do uzyskania tych korzyści jest jednak wdrożenie dobrej jakości, nowoczesnego i skalowalnego oprogramowania. Z tego powodu najlepiej postaw na rozwiązanie autorskie od doświadczonego dostawcy – inwestycja w nie w dłuższej perspektywie czasu będzie się zwracać!
Podsumowanie – dlaczego warto zainwestować w system FSM?
- Usprawnienie organizacji pracy w terenie – koniec z chaosem logistycznym.
- Automatyzacja rutynowych procesów – oszczędność czasu i pieniędzy.
- Lepsza komunikacja wewnętrzna – szybki dostęp do kluczowych informacji.
- Zwiększenie jakości obsługi – zadowoleni klienci i pozytywny wizerunek firmy.
- Przewaga nad konkurencją – szybciej i sprawniej realizowane zlecenia to większe zaufanie klientów.
Korzystając z dobrego systemu FSM, szybciej zareagujesz na potrzeby rynku i skutecznie zadbasz o rozwój swojego biznesu.
Więcej informacji FSM znajdziesz na blogu Pirios.