Kwestia przechowywania dokumentów to zmora wielu przedsiębiorców. Ale nie martw się – mamy dla Ciebie przewodnik, który rozwikła wszystkie tajemnice związane z archiwizacją firmowych papierów. Dowiesz się, jakie są obowiązujące przepisy, jak długo musisz trzymać poszczególne typy dokumentów i jak utrzymać porządek w firmowej dokumentacji.
Podstawowe zasady przechowywania dokumentów firmowych
Zacznijmy od fundamentów. Jako przedsiębiorca masz obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wynika to z różnych przepisów, m.in. ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej czy kodeksu pracy.
Ogólna zasada mówi, że dokumenty należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ale uwaga – to tylko ogólna reguła! W praktyce okresy przechowywania różnych typów dokumentów mogą się znacznie różnić:
- Faktury VAT musisz trzymać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczą.
- Dokumentację pracowniczą powinieneś przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy (a w niektórych przypadkach nawet dłużej).
- Księgi rachunkowe i dowody księgowe trzeba archiwizować przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
Co ciekawe, niektóre dokumenty musisz przechowywać wieczyście, czyli praktycznie na zawsze. Dotyczy to na przykład dokumentów założycielskich firmy, umów o pracę czy list płac. Warto też pamiętać, że w przypadku kontroli skarbowej lub ZUS-owskiej, okres przechowywania dokumentów może się wydłużyć do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub składkowych.
Jak długo trzymać konkretne typy dokumentów?
Teraz przejdźmy do konkretów. Zacznijmy od dokumentów księgowych. Faktury, rachunki, wyciągi bankowe i inne dowody księgowe musisz przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Ale uwaga – jeśli korzystasz z dotacji unijnych, ten okres może się wydłużyć nawet do 10 lat! Warto o tym pamiętać, zwłaszcza jeśli Twoja firma korzysta z funduszy europejskich.
Dokumenty kadrowo-płacowe to osobna kategoria. Akta osobowe pracowników musisz trzymać przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Ale to nie wszystko! Listy płac, karty wynagrodzeń i inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, powinieneś przechowywać przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
A co z dokumentami podatkowymi? Deklaracje podatkowe (np. PIT, CIT, VAT) oraz dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi musisz archiwizować przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ale uwaga – jeśli złożyłeś korektę deklaracji, okres przechowywania liczy się od końca roku, w którym złożono tę korektę.
Warto też wspomnieć o dokumentach ZUS. Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe należy przechowywać przez 5 lat od dnia przekazania do ZUS. Ale jeśli chodzi o dokumenty, na podstawie których ustalono wymiar składek na ubezpieczenia społeczne, musisz je trzymać przez 50 lat od dnia ich wytworzenia. To naprawdę długi czas!
Jak zorganizować przechowywanie dokumentów?
Teraz, gdy już wiesz, jak długo musisz trzymać różne typy dokumentów, zastanówmy się, jak to wszystko ogarnąć w praktyce. Przede wszystkim warto stworzyć system. Możesz na przykład podzielić dokumenty na kategorie (księgowe, kadrowe, podatkowe itd.) i przechowywać je w osobnych segregatorach lub pudłach. Na każdym segregatorze lub pudle warto umieścić etykietę z informacją o zawartości i dacie, do której należy przechowywać dokumenty.
Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest też digitalizacja dokumentów. Wiele firm decyduje się na skanowanie papierowych dokumentów i przechowywanie ich w formie elektronicznej. To nie tylko oszczędność miejsca, ale też łatwiejszy dostęp do potrzebnych informacji. Pomaga w tym np. oprogramowanie biznesowe w chmurze: https://symfonia.pl/oprogramowanie/symfonia-w-chmurze. Pamiętaj jednak, że niektóre dokumenty (np. akta osobowe pracowników) muszą być przechowywane w oryginale.
Warto też regularnie przeglądać archiwum i usuwać dokumenty, których okres przechowywania już minął. Możesz na przykład raz w roku, na początku stycznia, przejrzeć dokumenty i zniszczyć te, których już nie musisz trzymać. Ale uwaga – dokumenty zawierające dane osobowe należy niszczyć w sposób uniemożliwiający ich odczytanie (np. w niszczarce).
Pamiętaj też o bezpieczeństwie przechowywanych dokumentów. Powinny być one zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych, a także przed zniszczeniem (np. przez zalanie lub pożar). Warto rozważyć przechowywanie szczególnie ważnych dokumentów w sejfie lub skrytce bankowej.
Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów
Na koniec warto wspomnieć o tym, co może się stać, jeśli nie będziesz przestrzegał przepisów dotyczących przechowywania dokumentów. Konsekwencje mogą być naprawdę poważne! Przede wszystkim brak odpowiednich dokumentów może utrudnić lub uniemożliwić przeprowadzenie kontroli skarbowej czy ZUS-owskiej. A to może skutkować nałożeniem kar finansowych.
Na przykład jeśli nie będziesz w stanie przedstawić faktur VAT podczas kontroli, urząd skarbowy może zakwestionować odliczenie podatku VAT. To może oznaczać konieczność zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. W skrajnych przypadkach może to nawet doprowadzić do upadłości firmy!
Brak dokumentów pracowniczych może z kolei skutkować problemami w przypadku sporów z pracownikami. Jeśli na przykład były pracownik pozwie Cię do sądu, a Ty nie będziesz miał dokumentów potwierdzających warunki jego zatrudnienia, możesz mieć poważne kłopoty.
Warto też pamiętać, że nieprzestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych (np. przez niewłaściwe przechowywanie lub niszczenie dokumentów zawierających takie dane) może skutkować nałożeniem wysokich kar przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Jak widzisz, temat przechowywania dokumentów firmowych jest naprawdę ważny i warto poświęcić mu trochę uwagi. Może to nie jest najbardziej ekscytujący aspekt prowadzenia biznesu, ale do dzieła – dobrze zorganizowane archiwum może Ci zaoszczędzić wielu problemów w przyszłości.