Audyt AML pozwala zadbać o sprawnie działające procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Spełnienie obowiązków instytucji nadzorowanej na gruncie ustawy AML jest regularnie kontrolowane przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, a także inne uprawnione organy, np. KNF i NBP. Jak prawidłowo sporządzić ocenę ryzyka? Na czym polega zewnętrzny audyt AML?
Czym jest audyt zewnętrzny AML?
Mimo że obowiązujące przepisy nie obligują instytucji obowiązanych do zlecania audytu zewnętrznego, to taka procedura niesie ze sobą wiele istotnych korzyści. Pozwala przede wszystkim za weryfikację działalności danej instytucji pod kątem wymogów związanych z regulacjami AML. Dzięki temu można z powodzeniem uniknąć dotkliwych sankcji – również pieniężnych! Warto wiedzieć również, że pojawiające się wymagania wobec instytucji obowiązanych są coraz większe. Poza tym wypełnianie narzuconych obowiązków często wiąże się z dodatkowymi wydatkami, m.in. na wdrożenie odpowiednich rozwiązań IT, szkolenie personelu, czy utworzenie nowych komórek organizacyjnych w jednostce.
Co ważne, zlecenie sporządzenia audytu zewnętrznego profesjonalistom pozwala uniknąć tych dodatkowych kosztów. Jak to przebiega i co warto o AML wiedzieć? O tym przeczytać można np. na poniższej stronie: https://rpms.pl/dokumenty-aml/.
W ramach wspomnianej kontroli zewnętrznej dochodzi do ustalenia wymagań dotyczących m.in. oceny ryzyka, ale również do:
- identyfikacji osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne (ang. PEP, Politically Exposed Person),
- identyfikacji i weryfikacji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego,
- oceny dokonywanych transakcji z punktu widzenia AML.
Główną przyczyną trudności i problemów w firmach powiązanych z wdrożeniem regulacji jest poziom rozbudowania i skomplikowania poszczególnych przepisów. Warto jednak wiedzieć, że wszelkie uchybienia niosą ryzyko nałożenia wysokiej kary pieniężnej oraz innego rodzaju sankcji.
Co powinna uwzględniać cena ryzyka w instytucji obowiązanej?
Według artykułu 27 ustawy AML, jednym z obowiązków instytucji obowiązanych jest sporządzenie oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Taki dokument musi uwzględniać profil danej działalności i jej skalę stanowiąc pewien punkt odniesienia dla realizacji pozostałych obowiązków ustawowych. Ocena ryzyka musi uwzględniać szereg czynników, które dotyczą:
- państw i obszarów geograficznych,
- klientów,
- kanałów dostaw produktów lub usług,
- produktów, usług lub transakcji.
Przy tworzeniu własnej oceny ryzyka, instytucja obowiązana może uwzględnić krajową ocenę ryzyka, czyli dokument opracowany przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) we współpracy z Komitetem Bezpieczeństwa Finansowego, instytucjami obowiązanymi, a także jednostkami współpracującymi. W ocenie ryzyka można uwzględnić również postanowienia artykułu 6 dyrektywy 2015/849, a więc: najbardziej zagrożone obszary rynku wewnętrznego, ryzyko związane z konkretnym sektorem i najpowszechniejsze metody stosowane przez przestępców w celu prania nielegalnych dochodów.
Jednocześnie trzeba pamiętać, że zgodnie z przepisami ustawy, instytucje obowiązane muszą regularnie aktualizować wytyczne za każdym razem, gdy zaistnieje taka potrzeba oraz nie rzadziej niż co 2 lata. Rzecz jasna ocenę należy utrwalić na papierze lub w formie dokumentu elektronicznego.
Dlaczego warto postawić na zewnętrzny audyt AML?
W takich krajach jak Wielka Brytania i Stany Zjednoczone audyt zewnętrzny stał się obligatoryjny. Istnieje więc możliwość, że taki obowiązek z czasem pojawi się także w Polsce, co byłoby nowoczesnym i bezpiecznym rozwiązaniem dla instytucji obowiązanych. Przyczyny, dla których rośnie popularność wspomnianej usługi, są dość oczywiste. Przede wszystkim działania te są prowadzone przez niezależnych ekspertów z dziedziny prawa, rachunkowości, technologii IT oraz HR. Chociaż taki audyt za każdym razem wygląda trochę inaczej, to zawsze powinien uwzględniać zasięg i specyfikę konkretnej działalności. Dlatego tego typu usługi muszą być dostosowywane indywidualnie i obejmować analizę sytuacji, w jakiej aktualnie znajduje się firma w kwestii wypełnienia formalnych wymogów związanych z procesami AML.
Właściwie przeprowadzony audyt zewnętrzny pozwala na ustalenie obowiązków ciążących na danej instytucji obowiązanej, przygotowanie szczegółowej oceny zgodności działania z procedurami, a także na zweryfikowanie wprowadzonych działań i sporządzonej dokumentacji i zidentyfikowanie obszarów narażonych na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu.