W każdym nawet najmniejszym przedsiębiorstwie zachodzą procesy, czyli sekwencje logicznych i uporządkowanych czynności, które zapewniają określony rezultat w postaci gotowego produktu lub usługi. W związku z tym można powiedzieć, że każda firma jest zbiorem procesów, które wzajemnie się przeplatają. Systemy zarządzania procesami pozwalają natomiast je lepiej zrozumieć, usprawnić oraz kontrolować, co z kolei wpływa na większą efektywność przedsiębiorstw, co jest szczególnie ważne przy wrastającej inflacji, a co za tym idzie wzrastających kosztach pracy ludzkiej. Dzięki dobrze opisanym procesom stają się źródłem efektywnego działania przedsiębiorstwa i są ukierunkowane na przyjętą strategię firmy. System zarządzania procesami nie zawsze musi przybierać postać złożonego systemu obiegu dokumentów, raczej istotne jest to, aby zidentyfikować wszystkie procesy, świadomie zarządzać zmianami oraz kontrolować ich wydajność i stale je usprawniać.
Jakie są najważniejsze funkcje systemów zarządzania procesami?
Do najważniejszych funkcji systemów zarządzania procesami zaliczyć można przede wszystkim optymalizację procesów biznesowych. Oprócz tego, dzięki ich wprowadzeniu w przedsiębiorstwie jest ono w stanie:
- jak najlepiej zaspokajać potrzeby klientów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych,
- w pełni wykorzystywać posiadane zasoby do osiągania założonych celów,
- skracać czas obsługi procesów,
- stale monitorować zmiany w naszych procesach,
- monitorować efektywność procesów poprzez wskaźniki KPI,
- wyeliminować błędy oraz marnotrawstwo zarówno zasobów ludzkich, materiałowych, jak i czasowych,
- dążyć do pełnej automatyzacji wybranych czynności lub całych procesów
Elementy składowe systemów zarządzania procesami
Wprowadzenie skutecznego systemu zarządzania procesami w przedsiębiorstwach składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest rozpoznanie i zdefiniowanie występujących w przedsiębiorstwie procesów. Następnie powinny zostać one zmodelowane, czyli wizualnie zaprezentowane, w czym pomóc może firma Nova Praxis świadcząca usługi związane między innymi z optymalizacją procesów biznesowych. Kolejnym etapem jest wprowadzenie procesów z zastosowaniem wcześniej przygotowanej dokumentacji. Po ich wprowadzeniu wymagają one natomiast odpowiedniego kierowania nimi zgodnie z przyjętymi założeniami i celami, jakie mają zapewnić. Ostatnim etapem wdrożenia systemów zarządzania w firmie jest natomiast kontrolowanie ich przebiegu i reagowanie na wszelkie odstępstwa w ich realizacji od przyjętych założeń.
Podsumowując, skuteczny system zarządzania procesami powinien składać się ze spójnej mapy procesów, jasno określonych celów, a także ich kontroli na każdym etapie poprzez zdefiniowane wskaźniki KPI.