Digitalizacja dokumentów, czyli tak zwana cyfryzacja, polega na wprowadzaniu dokumentów istniejących w formie papierowej do systemu komputerowego. Dzięki temu uzyskuje się elektroniczną wersję dokumentów tradycyjnych, co jest znacznym ułatwieniem w każdej pracy, firmie czy instytucji. Na czym polega ten proces, jakie ma zalety i dlaczego lepiej zlecić to zadanie profesjonalnej firmie?
Na czym polega digitalizacja?
Digitalizacja to wieloetapowe działanie, które rozpoczyna się wdrożenia odpowiednich dla danego dokumentu czy materiału procedur. Następnie sprawdza się czy materiał przeznaczony do kopiowania jest właściwie przygotowany i oznaczony. Ocenia się także stan analogu, który musi być wystarczający do wykonania czytelnej i jakościowej kopii cyfrowej. Proces kopiowania odbywa się przy użyciu specjalistycznego sprzętu i kończy się na wnikliwym sprawdzeniu powstałej kopii oraz udostępnieniu lub właściwym zarchiwizowaniu.
Dlaczego warto digitalizować dokumenty?
W dzisiejszych czasach, cyfrowa archiwizacja danych jest bardzo często wykorzystywana i wiąże się z wieloma zaletami. Dzięki cyfryzacji danych oraz digitalizacji archiwum można skutecznie ochraniać firmowe zbiory. Ponadto dzięki digitalizacji możliwa jest także szczegółowa analiza tekstu i badanie dokumentów. W wielu przypadkach okazuje się, że cyfrowe kopie ukazują znacznie więcej niż tradycyjne materiały. Digitalizacja dokumentacji firmowej znacznie ułatwia przechowywanie oraz wyraźnie umożliwia zaoszczędzenie miejsca pracy, a także dużo łatwiej i szybciej odnaleźć to, co jest aktualnie potrzebne. Materiały przechowywane w formie cyfrowej są także lepiej zabezpieczone. Trzeba jednak pamiętać, że digitalizacja dokumentów może być czasem utrudniona z uwagi na ochronę danych osobowych.
Samodzielnie czy przez firmę?
Możliwe jest przeprowadzenie digitalizacji dokumentów we własnym zakresie. Potrzebne są do tego odpowiednie urządzenia (skanujące do wybranej lokalizacji np. dysku wspólnego) oraz oprogramowanie do zarządzania drukiem. Drugą opcją jest skorzystanie z kompleksowej usługi zewnętrznego dostawcy. Firmy takie pomogą przeprowadzić audyt środowiska biurowego w firmie, określą potrzeby procesowe, techniczne, dokumentacyjne i kadrowe (kompetencje). Następnie zaprojektują całościowe rozwiązanie w optymalnej wydajności i cenie, przy założonym poziomie bezpieczeństwa. W ten sposób digitalizacja dokumentów zostanie przeprowadzona na szerszą skalę, umożliwiając firmie osiągnięcie dodatkowych korzyści biznesowych.