Rejestracja czasu pracy w systemie tomHRM
Jedną z podstawowych składowych omawianej ewidencji jest rejestracja czasu pracy. Polega na zapisywaniu godzin rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, a także przerw, z których pracownik skorzystał w danym dniu. Dane te można prowadzić przy pomocy karty ewidencji czasu pracy, na której zatrudniony ręcznie zapisuje moment przybycia i opuszczenia firmy lub z wykorzystaniem czytnika pracowniczych kart zbliżeniowych czy linii papilarnych.
Jeszcze bardziej nowoczesnym rozwiązaniem jest aplikacja do ewidencji czasu pracy tomHRM. Pracownik melduje w niej swoją obecność oraz zakończenie pracy jednym przyciskiem – przy pomocy narzędzia Clock-in/out. To prosty w użyciu timer, który nalicza czas pracy oraz umożliwia przełączenie się na tryb przerwy (również mierzonej). Pracodawca zyskuje bieżący wgląd w aktywność wszystkich i poszczególnych pracowników, a zatrudnieni nie mają już kłopotu z obliczeniem, ile minut przerwy pozostało im do wykorzystania w danym dniu. Dodatkowym udogodnieniem jest stoper czasu pracy, który osobno nalicza liczbę minut spędzonych nad konkretnym zadaniem.
Ręczne uzupełnianie godzin pracy
Program do ewidencji czasu pracy tomHRM przewidzuje sytuacje, w których pracownik mógłby zapomnieć zameldować się w systemie, wyłączyć przerwę czy zatrzymać licznik po zakończeniu pracy. Na wypadek takich potknięć udostępnili pracodawcom funkcję ręcznego wpisywania czasu pracy za pracownika. Pozwala na dopisanie czasu nie tylko w dniu bieżącym, ale także poprzednich, w razie gdyby zatrudniony poinformował przełożonego, że wczoraj zapomniał skorzystać z narzędzia Clock in/out. Wystarczy wówczas wybrać datę, określić czas pracy i projekt, którym zajmowała się dana osoba.
Alerty o nieprawidłowościach
Alerty o nieprawidłowościach to ciekawa funkcja, która ułatwia kontrolowanie czasu pracy zatrudnionych, a także uzupełnia opcję ręcznego uzupełniania rejestracji czasu pracy. Dzięki niej system wysyła powiadomienie o niezgłoszonej nieobecności pracownika czy spóźnieniu. Jeśli przełożony otrzyma taki alert, a wie, że dana osoba jest w pracy i pojawiła się punktualnie, będzie wiedział, że podwładny zapomniał skorzystać z timera Clock in/out. Dzięki temu szybko zareaguje i ręcznie uzupełni godziny jego pracy.
Elektroniczna lista obecności pracowników
Narzędzie Clock in/out tworzy automatyczną listę obecności pracowników. Przełożony może się z nią zapoznać, przechodząc do sekcji Mój zespół. Znajdzie w nim przejrzystą tabelę uwzględniającą wszystkich swoich podwładnych oraz informacje, o której godzinie rozpoczęli pracę, czyli kliknęli „Clock in”. Daje wgląd w dane z całego tygodnia, co jeszcze bardziej ułatwia wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości.
Dzięki oznaczeniu aktywności pracowników kolorami, wystarczy jeden rzut oka, by menedżer wiedział, kto rozpoczął pracę, kto jest w trakcie przerwy, a kto zakończył pracę. Od razu zauważy też, u kogo nie zarejestrowano zakończenia pracy np. w poprzednim dniu. Co więcej, w razie potrzeby przełożony będzie mógł dokonać od razu korekty, wprowadzając ręcznie godziny pracy pracownika – wystarczy kliknąć ikonkę edycji znajdującą się przy każdej komórce tabeli.
Tygodniowa ewidencja czasu pracy zespołu
Opisana wyżej tabela daje możliwość zmiany widoku z listy obecności na ewidencję czasu pracy. Wówczas dane Clock-in/out zostają automatycznie podmienione na liczbę przepracowanych w danym dniu godzin przez każdego członka zespołu. Również w tym przypadku przełożony zyskuje wgląd w informacje z całego tygodnia – z podsumowaniem godzin pracy za wszystkie przepracowane dni. Będzie miał także możliwość ich ręcznego uzupełnienia, jeśli pracownik któregoś dnia zapomniał włączyć licznik.
Generowanie oraz eksportowanie raportów ewidencji i czasu pracy
Program do ewidencji czasu pracy tomHRM umożliwia także sprawne generowanie i eksportowanie raportów związanych z aktywnością podwładnych. By uzyskać taki dokument, wystarczy wybrać oczekiwany rodzaj raportu – zestawienie ewidencji czasu pracy pracowników albo zestawienie godzin ich pracy.
To bardzo rozbudowane narzędzie, pozwala bowiem na generowanie sprawozdania z pracy nad konkretnym projektem, z pracy poświęconej realizacji zleceń dla określonego klienta czy uzyskanie raportu uwzględniającego wybrane zadania. W przypadku chęci poznania zestawienia godzin pracy swojego zespołu, przełożony może wybrać raport aktywności całego działu, działu z konkretnego oddziału lub pojedynczego pracownika.
Integracja z modułem Urlopy i delegacje
tomHRM to system oferujący liczne programy HR-owe. Zainteresowany korzystaniem z platformy samodzielnie wybiera moduły (aplikacje), których potrzebuje, a tym samym komponuje sobie system HRM dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Jedną z nich jest Ewidencja urlopów i delegacji, którą można łatwo zintegrować z aplikacją do ewidencji czasu pracy.
Dzięki temu pracodawca ma wgląd zarówno w bieżącą oraz historyczną aktywność pracowników, jak i ich zgłoszone nieobecności. Może w wygodny sposób tworzyć plan urlopowy, sprawdzać kalendarz nieobecności, rozpatrywać wnioski urlopowe oraz delegacyjne online jednym kliknięciem, tworzyć własne ścieżki akceptacji wniosków czy raportować informacje o wnioskach oraz limitach urlopowych. Co więcej, zarówno przełożony, jak i pracownik otrzymują mejlowe powiadomienia o zmianach statusów wniosków bądź ich wpłynięciu.
Dość teorii – przekonaj się sam, jak działa system tomHRM, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego!