Konieczność stosowania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych w polskim porządku prawnym pojawiła ponad dwa lata temu. Jakie są najważniejsze zasady?
Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych
Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych to rozwiązanie, które wprowadzone zostało do polskiego porządku prawnego w związku z koniecznością implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. W związku z tym obowiązkiem 18 kwietnia 2019 roku weszły w życie przepisy Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym.
Ustawa wprowadza jednak pewne ograniczenia stosowania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych. Dotyczą one zamówień publicznych enumeratywnie wymienionych w przepisach, które określone zostały szczegółowo w Ustawie Prawo zamówień publicznych. Są to m.in. określone:
- zamówienia i konkursy,
- zamówienia w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa.
Warto dodać, że obecnie stosowanie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych nie jest ograniczone kwotowo. Początkowo dotyczyło ono wyłącznie takich faktur, których wartość nie przekraczała 30 tyś. euro.
Obowiązek stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych
Ustawodawca obowiązek stosowania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych nałożył wyłącznie na zamawiającego. Co to oznacza? Jest on zobowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, które przesłane zostaną za pośrednictwem specjalnej platformy. Co jednak ciekawe, analogiczny obowiązek nie został nałożony na wykonawcę, któremu w zakresie wysyłania faktur w postaci elektronicznej pozostawiono wybór.
Istotne jest jednak, że w przypadku zamówień publicznych, w stosunku do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu zamówienia, w specyfikacji lub w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie wyłączyć stosowanie faktur elektronicznych.
Nakładając na zamawiającego obowiązek odbierania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych, ustawodawca wyłączył jednocześnie stosowanie jednej z ważniejszych zasad dotyczących efaktur tj. konieczności akceptacji odbiorcy.
Platforma Elektronicznego Fakturowania
Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych przekazywane mają być za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania tzw. PEF. Służyć ma ona także do przesyłania innych niż efaktury dokumentów, do których zalicza się:
- zlecenie dostawy,
- awizo dostawy,
- potwierdzenie odbioru dostawy,
- fakturę korygującą,
- notę księgową.
Zgodnie z założeniem, posiadanie konta i korzystanie z PEF jest bezpłatne. Obowiązek utworzenia konta na platformie nałożony został ponownie przez ustawodawcę wyłącznie na zamawiającego. Musi on zrobić to przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej faktury elektronicznej, tak aby móc uczynić zadość obowiązkowi jej odebrania w formie online. Wykonawca może zaś do wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów wykorzystać swoje konto lub upoważnić do tego inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Korzyści stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych
Uzasadniając wprowadzenie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych ministerstwo wskazywało na szereg korzyści płynących z przyjęcia przekazywania dokumentów w formie online. Wiele z nich tożsama jest z tymi, jakie niesie ze sobą korzystanie z efaktur w powszechnym obrocie. Część zaś jest ściśle związana ze specyfiką zamówień publicznych.
Warto wskazać tu choćby fakt, że dzięki wykorzystaniu faktur elektronicznych przez polskich przedsiębiorców zwiększa się ich szansa na udział w rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym Unii Europejskiej. Dzięki ujednoliceniu obsługi, PEF umożliwia bowiem przesyłanie dokumentów nie tylko w kraju, ale i z podmiotami europejskiego sektora publicznego, zmniejszają się także koszty operacyjne zamówień.