Outsourcing kadr i płac zyskuje na popularności. Decydują się na niego firmy z różnorodnych branż i sektorów. W wielu przypadkach to może być korzystne i opłacalne rozwiązanie, nie tylko ze względów finansowych. Czym jest outsourcing kadrowo-płacowy i kto przede wszystkim powinien pomyśleć o jego wprowadzeniu?
Co to jest outsourcing kadrowo-płacowy?
Na obszar kadr i płac składa się wiele zagadnień. Wśród nich znajdują się takie kwestie jak m.in. naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie urlopów, kontaktowanie się z instytucjami zewnętrznymi (ZUS, US, GUS itp.), prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej, odprowadzanie należnych składek, ewidencjonowanie urlopów oraz przygotowywanie deklaracji podatkowych. Tym wszystkim może zajmować się wewnętrzny dział będący częścią danego przedsiębiorstwa. Wiąże się to z zatrudnianiem specjalistów do spraw twardego HR. Istnieje jednak również druga możliwość, czyli outsourcing kadr i płac. Zadania kadrowo-płacowe przekazuje się wówczas zewnętrznemu podmiotowi, który specjalizuje się w świadczeniu usług z tego zakresu. Dzieje się to na mocy zawartej stosownej umowy. Odpowiedzialność za terminowe załatwienie wszystkich ważnych spraw z obszaru twardego HR spoczywa wtedy na firmie outsourcingowej.
Dla kogo odpowiedni jest outsourcing kadr i płac?
Z outsourcingu kadrowo-płacowego może skorzystać każda firma, która zatrudnia pracowników. Takie rozwiązanie jest korzystne zwłaszcza w kilku przypadkach. Powinny o nim pomyśleć przedsiębiorstwa, którym zależy na dynamicznym rozwoju i dla których procesy z zakresu kadr i płac okazują się zbyt obciążające – czy to pod względem finansowym, czy też jeśli chodzi o zasoby czasowe. Skorzystanie z outsourcingu jest bowiem często tańsze niż prowadzenie własnego działu HR, co pozwala na zredukowanie kosztów. Ponadto samodzielne zajmowanie się aspektami kadrowo-płacowymi bywa czasochłonne i odciąga uwagę od głównej działalności firmy. Wybór outsourcingu sprawia, że można skoncentrować się na kluczowych kwestiach prowadzenia biznesu, które odpowiadają profilowi przedsiębiorstwa.
O skorzystaniu z usług firmy outsourcingowego powinni także pomyśleć przedsiębiorcy, którzy zatrudniają wielu pracowników na podstawie różnych umów. Prowadzenie kadr i płac przez zewnętrzny podmiot może być wówczas łatwiejsze. Podobnie jest w sytuacji, gdy firma ma oddziały w różnych miejscach w kraju lub naliczanie pensji podwładnych należy do skomplikowanych (dotyczy to np. wynagrodzeń o charakterze wieloskładnikowym).
Kolejną sytuacją, gdy warto pomyśleć o wybraniu outsourcingu, jest chęć zyskania przewagi nad konkurencją, np. w przypadku wkraczania z biznesem na rynek międzynarodowy. Wsparcie ze strony profesjonalnej firmy outsourcingowej zatrudniającej specjalistów doświadczonych w różnych projektach często okazuje się pomocne w załatwianiu formalności kadrowo-płacowych.
Tak naprawdę skorzystanie z outsourcingu kadr i płac może okazać się dobrym wyjściem w przypadku większości przedsiębiorstw. Wyjątkiem są bardzo małe firmy, które zatrudniają jedynie kilka osób. W innych sytuacjach warto przeanalizować wady i zalety prowadzenia własnego działu HR, a następnie porównać to z plusami i minusami outsourcingu kadr i płac. Dzięki temu można ocenić, czy zlecenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu podmiotowi będzie odpowiednim rozwiązaniem w przypadku danego biznesu.