Każda firma ma obowiązek prowadzenia ewidencji kosztów i przychodów, w której wykazuje zdarzenia gospodarcze mające miejsce w danym okresie rozliczeniowym. Zdarzenia te można wykazywać, prowadząc księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (księgowość uproszczona) albo księgi handlowe (pełna księgowość). Czym różnią się obie formy i jakich rodzajów działalności dotyczą?
Czym jest księgowość uproszczona?
Ze względu na swoją formę księgowość uproszczona bywa nazywana również małą księgowością. Z takiej ewidencji mogą korzystać przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie.
Księgowość uproszczona adresowana jest wyłącznie do tych przedsiębiorców, których przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów lub operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczył 2 milionów euro.
Księga przychodów i rozchodów
W przypadku księgowości uproszczonej podstawą rozliczenia najczęściej jest księga przychodów i rozchodów (KPiR) – dotyczy to jednak wyłącznie przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatek liniowy.
Księgę przychodów i rozchodów zakłada się wraz z pierwszym dniem rozpoczęcia działalności lub 1 stycznia danego roku podatkowego, a jej prowadzenie należy zgłosić do urzędu skarbowego. Zawarte w niej informacje powstają na podstawie dokumentów księgowych (rachunków, faktur, dowodów wewnętrznych), a prowadzić ją można zarówno tradycyjnie, jak i online.
Ewidencja przychodów
Podmioty, których formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, są zobowiązane do prowadzenia ewidencji przychodów. W niektórych przypadkach konieczne jest także prowadzenie innych ewidencji (również dla KPiR), np. przebiegu pojazdów (przy wykorzystywaniu prywatnego pojazdu do celów gospodarczych), zakupu i sprzedaży VAT (jeśli przedsiębiorca jest płatnikiem VAT) czy środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych (przy zakupach powyżej 3500 zł).
Ewidencja przychodów jest prowadzona na podstawie dokumentów księgowych, dziennego zestawienia faktur lub raportów z kasy fiskalnej. Podobnie jak KPiR, ewidencję przychodów również można prowadzić w formie elektronicznej, lecz pod koniec każdego miesiąca należy wykonać wydruk.
Czym różni się KPiR od ewidencji przychodów?
W przeciwieństwie do KPiR przedsiębiorcy prowadzący ewidencję przychodów płacą podatek od osiąganego przychodu, bez względu na uzyskane koszty. Jest to więc najlepszy wybór dla firm, które nie generują wysokich kosztów.
Choć księgowość uproszczona uznawana jest za łatwiejszą formę ewidencjonowania kosztów i przychodów, nie każdy przedsiębiorca podejmuje się jej prowadzenia. Wiele firm jednoosobowych oraz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich decyduje się na usługi oferowane przez biuro księgowe. Profesjonalna obsługa księgowa nie jest dużym wydatkiem, a przy tym daje gwarancję, że księgowość firmy prowadzona jest przez osobę z odpowiednimi kwalifikacjami.
Co to jest pełna księgowość?
Pełna księgowość jest przeznaczona dla spółek komandytowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek z o.o. i spółek akcyjnych – bez względu na wysokość przychodów. Dotyczy to również innych podmiotów, w tym spółek handlowych, spółek cywilnych, gmin, powiatów, województw czy oddziałów przedstawicieli przedsiębiorców zagranicznych.
Z kolei jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości po przekroczeniu kwoty 2 milionów euro w skali roku. Te spośród wymienionych firm, które nie osiągną wskazanej kwoty, mogą dobrowolnie prowadzić pełną księgowość lub zdecydować się na księgowość uproszczoną.
Księgowość pełna wymaga prowadzenia ksiąg handlowych (rachunkowych), które składają się z dziennika, księgi głównej, księgi pomocniczej, zestawienia obrotów i sald, a także wykazu składników aktywów i pasywów. Pełna księgowość w znacznie większym stopniu niż uproszczona umożliwia kontrolę aktualnej kondycji przedsiębiorstwa i dokładną analizę finansów firmy. Jest to jednak czasochłonny i skomplikowany system księgowania, dlatego warto korzystać z profesjonalnych form wsparcia dostępnych dla przedsiębiorców.
Jak prowadzić pełną księgowość?
Pełna księgowość jest bez wątpienia trudniejsza w prowadzeniu niż księgowość uproszczona – rzadko więc się zdarza, by przedsiębiorcy samodzielnie ją prowadzili. Aby uniknąć kosztownych w skutkach błędów i mieć pewność, że księgowość firmy jest w dobrych rękach, większość przedsiębiorców decyduje się na zewnętrzne biuro księgowe lub zatrudnienie własnego księgowego. Ta pierwsza opcja jest o tyle dobra, że obsługa księgowa przez firmę zewnętrzną nie wymaga stworzenia nowego miejsca pracy. Co więcej, zewnętrzne biura rachunkowe zatrudniają specjalistów wielu dziedzin (w tym doradców podatkowych i prawników), dlatego firma zyskuje wsparcie w każdej, nawet najbardziej skomplikowanej sprawie.