Rodzaje faktur i sposoby ich wystawiania

Prowadzenie własnej działalności nieodłącznie wiąże się z wystawianiem faktur oraz ich rozliczeniem. Nie każdy wie, że istnieje kilka rodzajów faktur, które możemy wystawiać w zależności od okoliczności. Najpopularniejszą jest zwykła faktura VAT wystawiana po wykonaniu usługi lub sprzedaży produktu, jednak istnieje jeszcze kilka innych jej rodzajów. Przyjrzyjmy się im oraz zastanówmy się w jaki sposób najlepiej wystawiać faktury. Może to być pomocne szczególnie dla osób, które są w trakcie zakładania swojej działalności i szukają optymalnych rozwiązań.

Podstawowe rodzaje faktur

Aby prowadzić działalność zgodnie z prawem i rozliczać się w należyty sposób, wiedza na temat podstawowych rodzajów faktur jest niezbędna. Dzięki temu będziemy mogli dokonywać transakcji zakupu, sprzedaży czy wykonywania innych usług na rzecz firm i przedsiębiorstw. Unikniemy też problemów podatkowych i zaoszczędzimy sobie niemało stresu. Do podstawowych trzech rodzajów faktur, które powinien znać każdy przedsiębiorca należy tradycyjna faktura sprzedaży, poza tym faktura korygująca oraz faktura zaliczkowa. Warto przyjrzeć się również fakturze proforma, która może być wystawiana w określonych sytuacjach.

faktura VAT

Faktura VAT, czyli faktura sprzedaży

Faktura sprzedaży, bardziej znana wielu osobom jako faktura VAT, jest najpopularniejszym rodzajem faktury. Jeśli chodzi o fakturę VAT wystawić ją mogą jedynie VAT-owcy, czyli osoby, które rozliczają się w taki właśnie sposób. Faktura jest głównym dokumentem dotyczącym kupna/sprzedaży danego produktu lub potwierdzającym wykonanie danej usługi. Przedsiębiorca może wystawić fakturę sprzedaży w terminie nie późniejszym niż do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do transakcji. W praktyce, wielu przedsiębiorców wystawia faktury ostatniego dnia danego miesiąca lub określa jeden niezmienny dzień, w którym wystawia faktury na wszelkie wykonane w danym miesiącu usługi. Dane jakie muszą znaleźć się na fakturze to między innymi jej numer, dane sprzedawcy i kupującego (zalicza się do nich nazwę firmy, imię i nazwisko, numer NIP oraz adres siedziby obu stron), data wystawienia, opis sprzedanego towaru lub wykonanej usługi (nazwa, ilość), cena netto oraz brutto.

Faktura korygująca

Fakturę korygującą, jak sama nazwa wskazuje, wystawia się, kiedy potrzebne jest naniesienie na pierwotną fakturę sprzedaży jakiejś korekty. Może zdarzyć się na przykład, że na fakturę wkradł się błąd liczbowy i trzeba ja poprawić. Poza tym, sprzedawcy czasami oferują produkty w promocyjnych cenach lub po rabacie, który nie został uwzględniony na fakturze. W tym przypadku również będzie potrzebna faktura korygująca. Inną sytuacją, kiedy jest ona niezbędna jest moment, kiedy kupujący zwraca towar. W takim przypadku faktura korygująca pozwala sprzedawcy na uniknięcie niepotrzebnych kosztów podatku, który normalnie zostałby naliczony. Jako, że jedynie osoba wystawiająca fakturę ma możliwość jej skorygowania, jeżeli to kupujący dostrzeże błąd, musi zwrócić się do sprzedawcy lub osoby wykonującej usługę o wystawienie faktury korygującej. Dane jakie powinny się znaleźć na takiej fakturze to nazwa, np. faktura korygująca, numer i data, przyczyna wystawienia faktury, dane z faktury pierwotnej (jej numer, datę wystawienia, nazwę i ilość towaru) oraz prawidłowe dane po skorygowaniu.

faktura korygująca

Faktura zaliczkowa

Kolejnym popularnym rodzajem faktury jest faktura zaliczkowa. Firmy i przedsiębiorstwa wystawiają ją kiedy do wykonania danego zlecenia lub sprzedaży danego towaru potrzebna jest zaliczka. Jest ona pewną formą zabezpieczenia dla firmy wykonującej daną usługę. Fakturę zaliczkową można wystawić maksymalnie 60 dni przed wpłynięciem zaliczki, jednak bardziej popularnym i częściej stosowanym rozwiązaniem jest wystawienie faktury do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu kiedy zaliczka została wpłacona. Możliwe jest wystawienie jednej lub kilku faktur zaliczkowych w zależności od tego ile zaliczek otrzymaliśmy. Jeżeli wystawiamy fakturę zaliczkową, należy pamiętać, że przy fakturze końcowej koszt wykonania usługi musi być pomniejszony o kwotę zaliczki. Zdarzają się również przypadki, kiedy mimo wpłaty zaliczki nie ma konieczności wystawiania faktury zaliczkowej. Sytuacja taka ma miejsce, jeżeli usługa zostanie wykonana w tym samym miesiącu i właściwa faktura sprzedaży zostanie wystawiona do końca tego miesiąca.

Faktury online, czyli programy do wystawiania faktur

Ręczne wystawianie faktur już dosyć dawno przeszło do historii. Obecnie powszechnym i dość rozpowszechnionym rozwiązaniem jest korzystanie z programów do wystawiania faktur. Wybór jest bardzo duży, jednak do bardziej popularnych programów należą chociażby Fakturowania, Fakturowe, czy program do fakturowania inFaktu. Każdy z nich różni się nieco wyglądem i sposobem obsługi, jednak podstawowe funkcje są takie same. Trzeba mieć jednak na uwadze, że wiele programów oferuje w swojej darmowej wersji możliwość wystawienia jedynie niewielkiej, ograniczonej liczby faktur. Jeżeli więc wystawiamy miesięcznie kilkanaście, czy kilkadziesiąt różnych faktur, możliwe że będziemy musieli wybrać jedno z płatnych rozwiązań.