Przeniesienie pracownika za porozumieniem stron a przepisy kodeksu pracy

Najpierw zgoda, potem forma, na końcu skutki – jak naprawdę działa przeniesienie pracownika za porozumieniem stron

We współczesnych firmach przenoszenie ludzi między działami, lokalizacjami czy nawet spółkami w grupie kapitałowej stało się codziennością. Z pozoru wygląda to prosto, ale każde „przeniesienie pracownika za porozumieniem stron” musi się zmieścić w przepisach kodeksu pracy. W praktyce oznacza to nie tylko konieczność uzgodnienia zmiany, ale też dobrania odpowiedniej konstrukcji prawnej i zadbania o formę. Poniżej omówiono, jak odróżnić zwykłą zmianę warunków pracy od faktycznego przeniesienia, kiedy wystarczy porozumienie stron, a kiedy wchodzi w grę wypowiedzenie zmieniające albo przejście zakładu pracy. Dzięki temu łatwiej świadomie negocjować i podpisywać dokumenty, które będą później działały, zamiast generować spory.

Czym w ogóle jest „przeniesienie pracownika” w świetle kodeksu pracy

W kodeksie pracy nie ma wprost pojęcia „przeniesienia pracownika”. Używa się go potocznie, opisując różne sytuacje, które prawnie opierają się na innych przepisach. Najczęściej chodzi o:

• zmianę warunków pracy lub płacy u tego samego pracodawcy (inne stanowisko, miejsce pracy, wymiar etatu),
• przeniesienie do innego pracodawcy w ramach tej samej grupy kapitałowej lub powiązanych firm,
• przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę (art. 23¹ k.p.).

W dwóch pierwszych przypadkach strony często zawierają porozumienie zmieniające albo rozwiązują umowę za porozumieniem stron i zawierają nową z innym podmiotem. W trzecim przypadku podstawą jest ustawa – stron nie trzeba pytać o zgodę na samo przejście, choć pracownik może później złożyć wypowiedzenie.

Istotne jest, że pracodawca co do zasady nie może „przenieść” pracownika jednostronnie, bez jego zgody, na istotnie inne stanowisko lub do innego pracodawcy. Tam, gdzie zgoda pracownika jest konieczna, w praktyce stosuje się właśnie porozumienie stron.

Porozumienie zmieniające a wypowiedzenie zmieniające

Kodeks pracy wprost reguluje mechanizm wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 k.p.), a nie „porozumienia zmieniającego”. To ostatnie jest konstrukcją opartą na ogólnych zasadach prawa pracy i prawa cywilnego.

Wypowiedzenie zmieniające to jednostronne oświadczenie pracodawcy, w którym proponuje nowe warunki pracy lub płacy. Jeśli pracownik ich nie przyjmie, umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Ten tryb jest „twardszy”, mniej elastyczny, wymaga zachowania formy pisemnej i okresów wypowiedzenia oraz stosowania przepisów o wypowiadaniu umów (w tym uzasadnienia przy umowie na czas nieokreślony).

Porozumienie zmieniające (nazywane też aneksem do umowy) to natomiast:

• dobrowolne ustalenie nowych warunków zatrudnienia przez pracodawcę i pracownika,
• brak okresu wypowiedzenia – zmiana następuje w uzgodnionym terminie,
• brak obowiązku wskazywania przyczyny zmiany,
• konieczność zgody obu stron.

W praktyce „przeniesienie pracownika za porozumieniem stron” w obrębie tej samej firmy to właśnie porozumienie zmieniające dotyczące np. stanowiska, miejsca pracy czy wymiaru etatu.

Każde porozumienie zmieniające, które istotnie wpływa na warunki pracy lub płacy, powinno mieć formę pisemną – nie tylko dla celów dowodowych, ale też z uwagi na art. 29 § 4 k.p., który nakazuje potwierdzanie na piśmie zmian warunków umowy.

Przeniesienie w ramach tego samego pracodawcy

Najczęstsza sytuacja to przesunięcia między działami, zmianą miasta lub przejściem na inne stanowisko. Z punktu widzenia kodeksu pracy trzeba odpowiedzieć na pytanie: czy dochodzi do istotnej zmiany warunków pracy?

Jeśli zmiana jest istotna (np. z kierownika na specjalistę, z pracy w Warszawie na pracę w Gdańsku), to:

• wymaga zgody pracownika – czyli porozumienia stron, albo
• pracodawca może użyć wypowiedzenia zmieniającego, jeśli chce działać jednostronnie.

Jeśli zmiana ma charakter porządkowy, organizacyjny i nie narusza istotnych warunków umowy (np. inne biurko w tym samym mieście, nieznaczna korekta zakresu obowiązków w ramach tego samego stanowiska), dopuszcza się dokonanie jej w drodze polecenia służbowego. Granica bywa płynna, dlatego w praktyce bezpieczniej jest sięgać po pisemne porozumienie także przy bardziej „granicznych” przypadkach.

W porozumieniach wewnętrznych zazwyczaj zmienia się:

• rodzaj pracy (stanowisko, funkcja),
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wynagrodzenie zasadnicze i dodatki.

Warto nie ograniczać się do jednego punktu (np. tylko nazwa stanowiska), ale dopasować wszystkie powiązane elementy, by uniknąć późniejszych sporów o zakres obowiązków czy należne dodatki.

Przeniesienie pracownika do innego pracodawcy

Często używa się sformułowania „przeniesienie pracownika za porozumieniem stron” w kontekście przejścia do innej spółki z grupy. Z perspektywy kodeksu pracy najczęściej w rzeczywistości chodzi o:

• rozwiązanie dotychczasowej umowy o pracę za porozumieniem stron, oraz
• zawarcie nowej umowy o pracę z innym pracodawcą.

Nie istnieje mechanizm „przekazania” pracownika między pracodawcami na podstawie samego porozumienia dwóch firm – zgoda pracownika jest niezbędna, bo zmienia się jedna ze stron stosunku pracy. Umowa zawierana między pracodawcami może regulować kwestie finansowe, odpowiedzialność czy termin zmiany, ale nie zastąpi zgody pracownika i jego podpisu pod nową umową.

Inaczej wygląda to przy przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę (art. 23¹ k.p.). Wtedy stosunki pracy „przechodzą” z mocy prawa na nowego pracodawcę, bez konieczności wypowiadania i zawierania nowych umów, a zgoda pracownika na samo przejście nie jest wymagana. To jednak zupełnie inna sytuacja niż indywidualne „przeniesienie” jednej osoby do spółki powiązanej.

Jeśli pojawia się propozycja „przeniesienia do innej spółki za porozumieniem stron”, warto sprawdzić, czy chodzi o indywidualne przejście (konieczna nowa umowa) czy o formalne przejście części zakładu pracy (art. 23¹ k.p.). To dwa różne światy prawne.

Typowe konstrukcje przy zmianie pracodawcy

W obrocie gospodarczym spotyka się kilka powtarzalnych modeli. Najczęściej stosuje się:

• porozumienie o rozwiązaniu umowy z dotychczasowym pracodawcą z wyraźnym wskazaniem daty końcowej,
• list intencyjny lub promesę zatrudnienia od nowego pracodawcy,
• zawarcie nowej umowy o pracę z datą rozpoczęcia pracy następującą bezpośrednio po dacie rozwiązania dotychczasowej.

Firmy czasem dodają między sobą umowę regulującą:

• kto ponosi koszty odpraw lub ekwiwalentu za urlop,
• czy nowy pracodawca uwzględnia dotychczasowy staż pracy np. do wymiaru urlopu,
• czy strony będą informowały się o ewentualnych roszczeniach pracownika.

Z punktu widzenia pracownika kluczowe jest, aby:

• data zakończenia dotychczasowej umowy i data rozpoczęcia nowej się nie „rozchodziły”,
• nowa umowa faktycznie została zawarta na warunkach zgodnych z ustnymi ustaleniami,
• zachowany został ciągłość ubezpieczeniowa i – na ile to możliwe – zaliczenie stażu.

Elementy dobrze skonstruowanego porozumienia

W praktyce „przeniesienie za porozumieniem stron” sprowadza się najczęściej do dokumentu w formie aneksu lub porozumienia rozwiązującego. Aby uniknąć niejasności, warto w takim dokumencie zawrzeć co najmniej:

• oznaczenie stron i wskazanie, której umowy zmiana dotyczy (data, rodzaj, strony),
• precyzyjne wskazanie zakresu zmiany (np. miejsce pracy, stanowisko, wynagrodzenie),
• datę wejścia w życie zmiany,
• ewentualne postanowienia przejściowe (np. zachowanie dotychczasowego wynagrodzenia przez określony czas),
• podpisy obu stron.

Przy przeniesieniu do innego pracodawcy w porozumieniu rozwiązującym dobrze jest:

• wskazać, że rozwiązanie następuje w związku z podjęciem pracy u konkretnego pracodawcy (choć nie jest to warunek ważności),
• uregulować kwestie niewykorzystanego urlopu i innych należności do dnia rozwiązania,
• jasno określić, że żadna ze stron nie będzie dochodziła roszczeń wykraczających poza wskazane w porozumieniu – jeśli taki zamiar istnieje.

Forma pisemna – teoria a praktyka

Kodeks pracy nie zawsze wprost wymaga formy pisemnej dla każdej drobnej zmiany, ale realia są dość jednoznaczne. W sporach sądowych liczy się to, co da się udowodnić. Z tego powodu:

• istotne zmiany warunków pracy i płacy powinny zawsze być utrwalone na piśmie,
• uzgadnianie przeniesienia wyłącznie „mailem” lub „ustnie” generuje ryzyko, że później obie strony będą pamiętały to inaczej,
• jeśli dochodzi do dłuższego oddelegowania do innego miasta czy kraju, warto uregulować to osobnym dokumentem (np. porozumieniem o oddelegowaniu) obok aneksu do umowy.

W praktyce dokument papierowy lub elektroniczny z kwalifikowanym podpisem to najmocniejsza forma. Zwykły podpis skanowany pod PDF-em też bywa akceptowany, ale ryzyko kwestionowania jest wyższe.

Granice swobody stron przy przenoszeniu pracownika

Porozumienie stron daje dużą swobodę, ale nie jest całkowicie dowolne. Nadal obowiązują podstawowe zasady prawa pracy, w tym:

• zakaz pogarszania sytuacji pracownika poniżej minimum ustawowego (np. wynagrodzenia minimalnego, wymiaru urlopu),
• zakaz dyskryminacji (nie można „przenosić” wybranych osób na gorsze stanowiska z powodu cech chronionych),
• obowiązek poszanowania dóbr osobistych pracownika,
• szczególna ochrona niektórych grup (np. kobiet w ciąży, działaczy związkowych) przy rozwiązywaniu umów.

Niektóre „przeniesienia” w praktyce są próbą obejścia przepisów ochronnych, np. poprzez zmuszanie do podpisania porozumienia rozwiązującego z datą wcześniejszą niż potencjalne wypowiedzenie. Takie działania, jeśli wywołane przymusem lub wprowadzeniem w błąd, mogą być później kwestionowane przed sądem pracy.

Porozumienie stron wymaga realnej dobrowolności. Jeśli „zgoda” pracownika jest wymuszona groźbą natychmiastowego zwolnienia albo innymi naciskami, sąd pracy może uznać takie porozumienie za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego i je zakwestionować.

Ryzyka dla pracownika i pracodawcy

Przy przeniesieniach za porozumieniem stron warto mieć świadomość możliwych ryzyk.

Dla pracownika:

• zmiana miejsca pracy na odległą lokalizację bez realnej możliwości dojazdu,
• niejasne ustalenia co do wynagrodzenia (np. utrata dodatków w nowej roli),
• przerwa między umowami przy zmianie pracodawcy, skutkująca luką w ubezpieczeniu.

Dla pracodawcy:

• spory o to, czy doszło do rzeczywistego porozumienia, czy do „wymuszenia”,
• roszczenia o przywrócenie poprzednich warunków pracy, jeśli dokumenty są nieprecyzyjne,
• odpowiedzialność za błędne zakwalifikowanie sytuacji (np. indywidualne przeniesienie zamiast formalnego przejścia zakładu pracy).

Z punktu widzenia obu stron najrozsądniejsze jest traktowanie porozumień o przeniesieniu nie jako formalności, ale jako kluczowych dokumentów kształtujących rzeczywiste warunki zatrudnienia – i poświęcenie im odpowiedniej uwagi, zanim pojawią się pierwsze problemy organizacyjne lub finansowe.