Każdy przedsiębiorca niemający księgowości wewnętrznej lub chcący te usługi wyoutsourcować staje przed wyborem odpowiedniego biura księgowego. Duża liczba biur rachunkowych w Polsce daje możliwość przedsiębiorcom dopasowania oferty do swoich potrzeb. Jednak przy tym stawia również przed dylematem, jakie kryteria wziąć pod uwagę, aby podjąć dobrą decyzję. Różnice pomiędzy podmiotami świadczącymi usługi księgowe obejmują m.in. zakres oferowanych usług, rodzaj obsługiwanych podmiotów czy metodologię pracy.
Jakim wyzwaniom musi sprostać dobre biuro księgowe
Aby sprostać wymaganiom współczesnych przedsiębiorców oraz wyzwaniom, jakie stawiają skomplikowane przepisy w Polsce, kompetencje np. biura rachunkowego Wikom nie mogą poprzestawać na dokumentacji operacji gospodarczych w systemach księgowych oraz rozliczaniu podatków. Specjaliści muszą inwestować w programy informatyczne, systemy ochrony danych, zabezpieczenia oraz coraz szersze specjalistyczne szkolenia swoich pracowników.
Jakie kryteria warto wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego?
Podjęcie decyzji powinno być uzależnione od kliku istotnych czynników.
- Zakres usług biura rachunkowego oraz specjalizacja w danych branżach
Zwłaszcza w przypadku dużych firm ważne jest, aby dane przedsiębiorstwo obsługiwał specjalista z danej dziedziny. Warto sprawdzić, czy biuro oprócz usług rachunkowych daje możliwość konsultacji ze specjalistami z innych dziedzin – czy świadczy również usługi związane z podatkami i doradztwem prawnym.
- Dotychczasowe doświadczenie
Warto zwrócić uwagę, czy biuro ma już doświadczenie w usługach dla podobnego podmiotu. Daje to większą pewność, że nie będzie miało trudności w świadczeniu usług dla Twojej firmy.
- Zakres odpowiedzialność biura
Powierzając sprawy rachunkowe swojej firmy zewnętrznemu podmiotowi, mamy podstawy, aby oczekiwać, że biuro rachunkowe zapewni poprawność rozliczeń księgowych i podatkowych. W przypadku pomyłek każde dobre biuro księgowe posiada ubezpieczenie, polisę OC.
- Podejście do obiegu dokumentacji
Z biernego oczekiwania na przesłanie dokumentów przez klienta może wynikać przerzuceniu odpowiedzialności za opóźnienia w zobowiązujących rozliczeniach, dlatego pożądaną praktyką biura rachunkowego jest posiadanie narzędzi usprawniających obieg dokumentacji.
- Wyszkolenie pracowników biura
Warto zweryfikować, czy biuro rachunkowego inwestuje w specjalistyczne szkolenia swoich pracowników, które pozwala na świadczenie usług zgodnie z aktualnymi przepisami, a przez to minimalizuje ryzyko błędów.
- Przygotowanie do pracy na systemach księgowych oraz wspierających działalność operacyjną
Istotne jest, aby zapytać o znajomość obsługi systemów księgowych. Warto dowiedzieć się przed podjęciem współpracy, czy biuro jest przygotowane do świadczenia takiej usługi pod kątem technicznym oraz wiedzy.
- Komunikacja z pracownikiem zaangażowanym w świadczenie usług
Przed podjęciem współpracy warto dowiedzieć się, jaki pracownik będzie zaangażowany w świadczenie usług oraz upewnić się, że jest zorientowana we wszystkich zagadnieniach związanych ze świadczeniem usług dla naszego podmiotu.
- Ochrona bezpieczeństwo dokumentacji oraz danych
Przy wyborze biura rachunkowego niezwykle istotne jest ochrona bezpieczeństwo dokumentacji oraz danych. Dlatego warto zweryfikować, czy wybrany podmiot świadczący usługi księgowe ma określoną, skuteczną wewnętrzną politykę bezpieczeństwa, która umożliwia zapobiegnięcie wycieku bądź utracie danych oraz czy zabezpieczasz swoje serwery.
Jak podjąć prawidłową decyzję?
Aby mieć maksymalną pewność, że wybór biura rachunkowego przebiegnie jak najbardziej pomyślnie, warto wziąć pod uwagę wyżej wymienione kryteria. Najlepiej zestawić ze sobą kilka interesujących nas ofert, nie skupiając się jedynie na cenie oferowanych usług, ale przede wszystkim na komforcie, jaki jest w stanie nam zapewnić usługodawca.