Nowoczesne działy kadr nie chcą mieć nic wspólnego z rzędami segregatorów i tonami drukowanego papieru. Zamiast tego stawiają na sprytne rozwiązania cyfrowe. Odważna automatyzacja drastycznie przyspiesza pracę, ucina koszty operacyjne i uwalnia specjalistów HR od żmudnego przepisywania danych. Zobacz, jak krok po kroku przenieść papierowe obowiązki – w tym komunikację z urzędami i obieg dokumentów pracowniczych – do cyfrowego świata i ułatwić życie całemu zespołowi.
Elektroniczna teczka pracownicza i rejestracja czasu pracy
Cyfryzację w dziale HR najlepiej zacząć od uporządkowania podstawowej dokumentacji. E-teczka zastępuje fizyczne archiwum, dając szybki dostęp do akt pracowniczych z każdego miejsca na świecie. Wszystkie umowy, aneksy i zaświadczenia o szkoleniach BHP trafiają do bezpiecznej chmury danych. Pracownik kadr odnajduje potrzebne pismo w kilka sekund, po prostu wpisując nazwisko zatrudnionego w wyszukiwarkę.
Idealnym przykładem, jak można usprawnić obieg dokumentów, jest inEwi – platforma służąca jako nowoczesny system rejestracji czasu pracy i centrum dowodzenia sprawami pracowniczymi. Narzędzie to bierze na siebie całą elektroniczną ewidencję obecności oraz płynny obieg wniosków pracowniczych. Program na bieżąco kalkuluje czas pracy, a na koniec miesiąca pozwala na łatwy eksport danych, które możesz jednym kliknięciem wgrać do popularnych programów księgowych i płacowych.
Błyskawiczna komunikacja z ZUS i urzędem skarbowym
Po uporządkowaniu akt pracowniczych comiesięczne rozliczenia z instytucjami państwowymi stają się prostsze. E-Urząd Skarbowy i inne platformy rządowe dają wiele możliwości komunikacji.
Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) może być zintegrowana z programem kadrowo-płacowym takim jak Symfonia, aby bezproblemowo przesyłać pliki takie jak e-zwolnienia i zaświadczenia Z-3. Zgłoszenie nowego pracownika polega na wygenerowaniu pliku XML i wysłaniu go za pomocą jednego kliknięcia. Oprogramowanie od razu weryfikuje poprawność wprowadzonych danych.
Podobne udogodnienia działają w przypadku współpracy z fiskusem. Generowanie i wysyłka deklaracji PIT-11 dla kilkuset pracowników zajmowały kiedyś całe tygodnie, angażując niemal cały dział HR. Dziś inteligentny system księgowy zaciąga dane o zarobkach, tworzy e-Deklaracje i masowo wysyła je na bramkę Ministerstwa Finansów. Firma zatrudniająca trzysta osób unika kupowania setek kopert, znaczków pocztowych i marnowania godzin na adresowanie listów. Zamiast tego system sprawnie i bezpiecznie dystrybuuje gotowe pliki PDF prosto na indywidualne konta w wewnętrznym portalu pracowniczym.
Zwolnienia chorobowe i urlopy pod kontrolą
Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) całkowicie odmieniły sposób reagowania na nagłe absencje w firmach. Pracodawca dowiaduje się o chorobie członka zespołu zaraz po tym, jak lekarz wystawi zwolnienie w gabinecie. Zintegrowany system kadrowy pobiera informację z serwerów ZUS i natychmiast zaznacza nieobecność pracownika w firmowym kalendarzu. Przełożony dostaje powiadomienie na smartfon, dzięki czemu może z samego rana zorganizować zastępstwo. Chory pracownik zostaje w domu, zamiast dostarczać papierowy druk L4 do biura.
Inteligentna automatyzacja obejmuje też codzienną obsługę urlopów. Cyfrowy obieg na zawsze eliminuje bieganie z papierową karteczką po korytarzach, aby zdobyć podpis zapracowanego kierownika. Pracownik loguje się do platformy HR przez przeglądarkę lub aplikację mobilną, sprawdza swój limit dni wolnych i zaznacza wybrane daty w wirtualnym kalendarzu. Wniosek od razu trafia do przełożonego, który akceptuje go jednym ruchem palca na ekranie telefonu. System samodzielnie aktualizuje harmonogram i odrzuca zaproszenia na spotkania w zaplanowanym terminie urlopu.