Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców to obowiązek każdej firmy transportowej. Ewidencja musi być wykonywana nie tylko skrupulatnie, ale również zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co pozwala właściwie naliczać wynagrodzenia. Na czym polega rozliczanie czasu pracy kierowców? Jakie procedury muszą stosować przewoźnicy i firmy transportowe? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Na czym polega rozliczanie czasu pracy kierowców?
Rozliczanie czasu pracy kierowców polega na prowadzeniu ewidencji, która pozwala uzyskać pracodawcy informacje niezbędne do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia dla swojego pracownika. Karta ewidencji czasu pracy powinna obejmować:
- liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbę godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbę godzin dyżuru oraz godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców reguluje art. 25 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przy wykorzystaniu:
- zapisów na wykresówkach,
- wydruków danych z karty kierowcy oraz tachografu cyfrowego,
- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
- rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.
W tym miejscu warto podkreślić, że dokumentacja musi być przechowywana przez okres 3 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Pracodawca ma także obowiązek udostępnienia jej pracownikowi na jego żądanie.
Rozliczanie czasu pracy kierowców – co wchodzi w czas pracy?
Art. 6 wspomnianej wcześniej ustawy o czasie pracy kierowców określa, że czas pracy kierowcy to czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, który obejmuje wszystkie czynności powiązane z wykonywaniem przewozu drogowego. Zalicza się do nich przede wszystkim:
- prowadzenie pojazdu,
- załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,
- nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,
- czynności spedycyjne,
- obsługa codzienna pojazdów i przyczep,
- inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,
- niezbędne formalności administracyjne,
- utrzymanie pojazdu w czystości.
Do czasu pracy zalicza się także 15 minutową przerwę w pracy, czy czas gotowości do pracy kierowcy, który oczekuje na stanowisku na załadunek lub rozładunek nie wiedząc ile potrwają te czynności.
Do czasu pracy nie zalicza się natomiast:
- czasu dyżuru, kiedy to kierowca nie wykonywał pracy,
- nieusprawiedliwionych postojów podczas prowadzenia pojazdu,
- dobowego nieprzerwanego odpoczynku,
- przerwy w pracy, o której mowa w art. 16 ust. 1 – jedna przerwa w pracy w ciągu doby, trwająca nie dłużej niż 5 godzin, którą stosuje się w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
Pakiet mobilności 2022
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców jest bardzo ważne również ze względu na przepisy składające się na tzw. pakiet mobilności. Ostatnie zmiany wskazują bowiem, że kierowca wykonujący przewozy kabotażowe oraz cross trade musi otrzymywać równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w kraju UE, w którym wykonuje usługę transportową. Co więcej, należne mu są również diety oraz ryczałty za noclegi, których nie można zaliczać do zagranicznego wynagrodzenia.
Podsumowując należy stwierdzić, że prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców umożliwia właściwe naliczenie im wynagrodzeń. Co więcej, pozwala również uniknąć przekroczenia czasu pracy, co w razie kontroli może wiązać się z surowymi karami.