Wiadomość często wygląda niewinnie: prosimy o uzupełnienie ankiety dotyczącej emisji, zużycia energii, zatrudnienia i polityk firmy. Dla małego dostawcy może to być pierwszy kontakt z raportowaniem ESG. Pojawia się wtedy kilka pytań: czy odpowiedź jest obowiązkowa, skąd wziąć dane i czy każdemu klientowi trzeba wypełniać inny formularz?
Najczęściej MŚP nie ma ustawowego obowiązku publikowania raportu zrównoważonego rozwoju. Nie oznacza to jednak, że może ignorować każde pytanie kontrahenta. Duże przedsiębiorstwa zbierają informacje ze swojego łańcucha wartości, banki wykorzystują je przy ocenie ryzyka, a organizatorzy przetargów wpisują kryteria środowiskowe do warunków udziału. Dla dostawcy staje się to więc sprawą handlową, nawet jeśli sam nie podlega obowiązkowemu raportowaniu.
Dlaczego klient pyta właśnie Twoją firmę?
Duża firma raportująca zgodnie z CSRD opisuje nie tylko własne biura, zakłady i pracowników. Część jej wpływu środowiskowego oraz społecznego powstaje u dostawców. Dlatego może pytać między innymi o zużycie energii, emisje gazów cieplarnianych, odpady, bezpieczeństwo pracy albo zasady przeciwdziałania korupcji.
Podobny formularz może wysłać bank, ubezpieczyciel lub inwestor. W tym przypadku dane służą zwykle ocenie ryzyka, a nie raportowi klienta. Warto ustalić ten cel od razu, ponieważ od niego zależy zakres odpowiedzi.
Zanim zaczniesz zbierać dane, zapytaj: do czego zostaną wykorzystane, jakiego okresu dotyczą, które pola są obowiązkowe i czy klient zaakceptuje jeden ustandaryzowany raport zamiast własnej ankiety.
Czy odpowiedź na ankietę ESG jest obowiązkowa?
Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich sytuacji. Samo otrzymanie ankiety nie tworzy automatycznie obowiązku prawnego. Znaczenie mogą mieć jednak umowa z klientem, warunki przetargu, wymagania branżowe albo zasady finansowania uzgodnione z bankiem.
Od lat obrotowych rozpoczynających się 1 stycznia 2027 r. dodatkowe znaczenie ma limit dotyczący łańcucha wartości. Duża jednostka raportująca zgodnie z CSRD nie może, na potrzeby własnego raportowania zrównoważonego rozwoju, wymagać od chronionego przedsiębiorstwa zatrudniającego do 1000 pracowników informacji wykraczających poza zakres określony w unijnym standardzie dobrowolnym opartym na VSME. Przedsiębiorstwo może odmówić przekazania danych ponad ten limit.
Ta ochrona nie blokuje wszystkich pytań biznesowych. Nie dotyczy automatycznie każdego kwestionariusza banku, kryterium przetargowego ani informacji wymaganej na podstawie umowy lub innych przepisów. Najpierw trzeba więc ustalić, kto pyta i w jakim celu.
VSME porządkuje odpowiedź małej firmy
Problemem MŚP zwykle nie jest brak informacji. Faktury za energię są w księgowości, dane o paliwie w administracji lub logistyce, informacje o zatrudnieniu w kadrach, a rejestr wypadków w dokumentacji BHP. Trudność polega na połączeniu tych źródeł w jeden spójny zestaw za ten sam okres.
Właśnie temu służy VSME, czyli dobrowolny standard raportowania zrównoważonego rozwoju dla mniejszych przedsiębiorstw. Wprowadza wspólną strukturę, którą można przedstawić różnym odbiorcom. Szczegółowe omówienie tego, czym jest VSME i jakie informacje obejmuje, pomaga ocenić, czy wystarczy moduł podstawowy, czy potrzebny będzie również moduł kompleksowy.
Standard nie zmienia dobrowolnego raportu w obowiązek. Daje natomiast firmie gotowy sposób odpowiedzi. Zamiast za każdym razem zaczynać od pustego arkusza, można utrzymywać jeden uporządkowany zestaw danych i aktualizować go w kolejnych okresach.
Jak postąpić po otrzymaniu ankiety? Pięć kroków
- Potwierdź cel i zakres. Ustal, czy dane są potrzebne do raportowania klienta, oceny dostawcy, przetargu czy decyzji kredytowej. Poproś o wskazanie pól naprawdę wymaganych.
- Wyznacz jeden okres raportowania. Najłatwiej wykorzystać okres zgodny ze sprawozdaniem finansowym. Mieszanie danych z różnych lat prowadzi do rozbieżności, które później trudno wyjaśnić.
- Przypisz właścicieli danych. Finanse mogą odpowiadać za energię i koszty, kadry za zatrudnienie, osoba odpowiedzialna za BHP za wypadki, a operacje za wodę, paliwa i odpady.
- Zachowaj źródła. Przy każdej wartości zapisz fakturę, rejestr, raport lub współczynnik, na którym została oparta. Sama liczba bez daty i źródła szybko traci wiarygodność.
- Zbuduj odpowiedź do ponownego użycia. Jeżeli kolejny klient zapyta o podobne dane, firma powinna móc wysłać aktualny raport zamiast ponownie zbierać wszystko od początku.
Jakie dane przygotować najpierw?
Na początek warto skupić się na informacjach najczęściej pojawiających się w ankietach klientów i banków:
- zużyciu energii elektrycznej, ciepła i paliw;
- emisjach gazów cieplarnianych w zakresie 1 i 2;
- poborze wody, odpadach i sposobach ich zagospodarowania;
- liczbie pracowników i podstawowej strukturze zatrudnienia;
- wypadkach przy pracy, wynagrodzeniach i szkoleniach;
- stosowanych politykach środowiskowych, pracowniczych i antykorupcyjnych.
Nie każde ujawnienie będzie dotyczyć każdej firmy. Biuro projektowe, sklep internetowy i zakład produkcyjny mają inne zużycie zasobów oraz inne ryzyka. Dobra odpowiedź nie polega na wypełnieniu jak największej liczby pól, lecz na pokazaniu danych właściwych dla rzeczywistej działalności.
Najczęstszy błąd: traktowanie ESG jak zadania pisarskiego
Ankieta ESG wygląda jak dokument do opisania, ale jej najważniejsza część powstaje wcześniej. Najpierw trzeba znaleźć liczby, sprawdzić ich okres, zapisać źródła i wyjaśnić nietypowe zmiany. Dopiero potem przychodzi czas na krótkie opisy polityk oraz działań.
Ogólna deklaracja o trosce o środowisko nie zastąpi informacji o zużyciu energii. Rozbudowana polityka klimatyczna nie naprawi błędnie policzonych emisji. Klient, bank lub audytor potrzebuje przede wszystkim danych, które może zrozumieć i zweryfikować.
Jedna ankieta może być początkiem trwałego porządku
Pierwsze zapytanie o ESG bywa kłopotliwe, ponieważ firma nie ma jeszcze ustalonych właścicieli danych ani wspólnego sposobu obliczeń. Przy drugim zapytaniu sytuacja powinna już wyglądać inaczej. Te same faktury, rejestry i wskaźniki można zaktualizować, zamiast ponownie budować odpowiedź od zera.
Warto więc potraktować ankietę nie jako jednorazową formalność, lecz jako sygnał do uporządkowania informacji, które będą wracały w relacjach z klientami, bankami i inwestorami. Można zrobić to w arkuszu, z pomocą doradcy albo w przeznaczonym do tego narzędziu. Przykładem rozwiązania prowadzącego firmę przez strukturę VSME jest polska wersja ESGDO.
Najważniejsze jest jednak nie samo narzędzie. Firma powinna wiedzieć, skąd pochodzi każda liczba, kto za nią odpowiada i z jakiego okresu została pobrana. Wtedy kolejna prośba o dane ESG przestaje być nowym projektem. Staje się aktualizacją informacji, które organizacja już posiada.