Certyfikacja ISO dla firm pozwala uporządkować sposób zarządzania organizacją, odpowiedzialnością, ryzykiem, jakością, bezpieczeństwem informacji lub innymi obszarami, których dotyczy wybrany standard. Dobrze przygotowany proces pomoże Twojej firmie sprawdzić, czy jej procedury rzeczywiście są skuteczne i zrozumiałe dla pracowników oraz czy wspierają codzienną pracę. Jak się do niego przygotować?
Wybierz odpowiednią jednostkę certyfikującą do współpracy
Ostatnim ważnym krokiem jest wybór jednostki certyfikującej. Warto zwrócić uwagę na jej doświadczenie, rozpoznawalność, kompetencje audytorów oraz znajomość specyfiki danej branży. Certyfikacja ma większą wartość biznesową wtedy, gdy jest prowadzona przez niezależną i wiarygodną organizację.
DNV jest jedną z międzynarodowych jednostek zajmujących się certyfikacją systemów zarządzania, produktów i łańcuchów dostaw. W Polsce działa od 1993 roku i wspiera firmy z różnych sektorów, m.in. w obszarach związanych z jakością, bezpieczeństwem informacji, energią, przemysłem morskim oraz rozwiązaniami cyfrowymi.
Dobrze zaplanowana certyfikacja ISO może stać się dla Twojej firmy impulsem do uporządkowania procesów i wzmocnienia zaufania w relacjach biznesowych. Rozpocznij działania w tym obszarze już dzisiaj i potraktuj je jako inwestycję w przewidywalny sposób zarządzania organizacją.
Przeprowadź wstępną diagnozę i zaangażuj w proces wszystkie struktury w firmie
Pierwszym etapem powinno być sprawdzenie, w jakim miejscu znajduje się Twoja organizacja. Warto porównać obecne procedury, instrukcje, zakresy odpowiedzialności i sposób dokumentowania działań z wymaganiami wybranej normy. Jeśli firma przygotowuje się do certyfikacji systemu zarządzania jakością, szczególnie ważne będzie spełnienie wymagań normy ISO 9001 dotyczące m.in. procesów, orientacji na klienta, nadzoru nad dokumentacją, analizy ryzyka, monitorowania efektów i ciągłego doskonalenia.
Pomoże to zidentyfikować obszary wymagające zmian. Mogą to być np.:
- braki w dokumentacji,
- niejasny podział odpowiedzialności,
- niespójne procedury,
- niewystarczające kompetencje pracowników,
- działania, które są wykonywane, ale nie zostały opisane w systemie.
Na tym etapie dobrze jest zaangażować różne działy firmy, nie tylko osoby odpowiedzialne za jakość lub compliance. System zarządzania działa bowiem skutecznie wtedy, gdy rozumieją go pracownicy operacyjni, kadra kierownicza, administracja, sprzedaż, produkcja, IT czy HR.
Opracuj dokumenty wewnętrzne i wdróż odpowiednie rozwiązania systemowe
Po rozpoznaniu luk trzeba przejść do uporządkowania systemu. Procedury, polityki, formularze i instrukcje powinny odzwierciedlać sposób działania firmy oraz pomagać pracownikom w codziennych obowiązkach. W zależności od wybranej normy konieczne może być opisanie procesów, zasad nadzoru nad dokumentacją, sposobu oceny ryzyka, trybu postępowania z niezgodnościami, planowania działań korygujących, monitorowania celów czy prowadzenia audytów wewnętrznych. Ważne jest również przeszkolenie pracowników. Nawet najlepiej przygotowany system nie będzie skuteczny, jeśli osoby zaangażowane w procesy nie będą wiedziały, jakie mają obowiązki i jak stosować nowe zasady.
Przed audytem certyfikacyjnym warto przeprowadzić audyt wewnętrzny. Dzięki temu firma może sprawdzić, czy wdrożone rozwiązania są skuteczne, a ewentualne niezgodności spróbować usunąć jeszcze przed oceną prowadzoną przez niezależną jednostkę.