Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i kwalifikowany podpis elektroniczny to dwie usługi, które zwiększają bezpieczeństwo cyfrowego obrotu dokumentami. Czym się różnią i w jaki sposób można je wykorzystać?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik pieczątki Twojej firmy. Za jej pomocą możesz potwierdzić autentyczność dokumentów w wersji elektronicznej. Ponadto, kwalifikowana pieczęć elektroniczna chroni pliki przed ingerencją i wprowadzaniem zmian przez osoby trzecie. Masz pewność, że treść dokumentu, który opatrzysz taką pieczęcią, nie zostanie zmieniona. Chroni to przed fałszerstwem i stanowi gwarancję integralności. W ogromnym stopniu zwiększa to bezpieczeństwo Twojej firmy. Cyfrowe dane, które zostały opatrzone kwalifikowaną pieczęcią, zachowują pełną moc prawną oraz dowodową.
Czym różni się kwalifikowana pieczęć od podpisu elektronicznego?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna mogą posługiwać się przedsiębiorcy oraz podmioty, które według prawa posiadają osobowość prawną – np. spółki prawa handlowego, osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, organizacje pozarządowe, jednostki samorządu terytorialnego, podmioty administracji publicznej. Do pieczęci elektronicznej przypisane są dane osoby prawnej – m.in.:
- nazwa powszechna podmiotu
- identyfikator organizacji – w tej roli wykorzystywany może być np. numer identyfikacji
podatkowej (NIP), numer rejestrowy krajowym rejestrze gospodarczym (KRS), identyfikator
regionalny notyfikowany w krajach UE, który spełnia wymagania norm ETSI - międzynarodowy dwuliterowy skrót oznaczający kraj (np. PL – Polska)
- dane dotyczące miejsca zarejestrowania podmiotu
- oficjalna nazwa podmiotu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny przypisany jest natomiast do konkretnej osoby fizycznej. Wywołuje on takie same skutki prawne jak podpis własnoręczny – może być więc używany do podpisywania dokumentów, które wymagają zachowania formy pisemnej (ze względu na obowiązujące prawo czy ustalenia stron). Tożsamość osoby (m.in. imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia), która posługuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest potwierdzona za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, wystawionego na jej dane przez dostawcę usług zaufania.
Zarówno kwalifikowana pieczęć elektroniczna, jak i kwalifikowany podpis elektroniczny są usługami zaufania, spełniającymi wszystkie wymagania narzucone przez eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and Trust Services). Oznacza to, że pieczęć i podpis potwierdzone ważnym kwalifikowanym certyfikatem są uznawane we wszystkich państwach należących do Unii Europejskiej.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – zastosowanie
Za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej możesz potwierdzić autentyczność dokumentów, które przesyłasz do swoich kontrahentów. Za jej pomocą możesz opieczętować m.in.:
- oferty handlowe
- faktury elektroniczne
- zaświadczenia o zgodności dokumentu z oryginałem
- dokumenty potwierdzające złożenie zamówienia
- tabele opłat i prowizji
- regulaminy korzystania z usług.
Za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej możesz również zabezpieczyć wewnętrzne dokumenty firmowe, takie jak:
- akta pracownicze
- decyzje wewnętrzne
- sprawozdania i raporty
- zarządzenia i statusy
- zaświadczenia o zarobkach.
Usługa zwiększa bezpieczeństwo procesu cyfryzacji i archiwizacji papierowych dokumentów. Dzięki niej masz pewność, że wersje elektroniczne są zgodne z wersjami fizycznymi.
Jak wyrobić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dostępna jest w ofercie Autenti – jest to platforma umożliwiająca cyfrowy obieg dokumentów i korzystanie z usług zaufania.
O przyznanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej mogą wystąpić podmioty posiadające osobowość prawną. Złożenie zamówienia odbywa się drogą elektroniczną. Osoba uprawniona do reprezentowania firmy powinna złożyć wniosek o wydanie kwalifikowanej pieczęci i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dostawcą certyfikatu, który potwierdza autentyczność pieczęci, jest firma InfoCert Sp.A., kwalifikowany dostawca usług zaufania.
Dzięki platformie Autenti dokumenty będziesz mógł pieczętować za pomocą dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Zrobisz to za pomocą laptopa, smartfona czy tabletu – bez konieczności używania karty i czytnika. Pieczęcią możesz posługiwać tam, gdzie akurat jest – w biurze, w domu, w podróży służbowej. W łatwy sposób możesz zautomatyzować proces pieczętowania dokumentów – pozwoli Ci to zaoszczędzić czas i przyśpieszyć obieg dokumentów. Wygląd kwalifikowanej pieczęci, która w formie graficznej umieszczana jest w pliku, możesz łatwo spersonalizować, tak aby odpowiadała potrzebom Twojej firmy.
Za pośrednictwem platformy możesz w bezpieczny sposób przesłać opieczętowane dokumenty. Twoi odbiorcy nie muszą korzystać z usług Autenti, żeby uzyskać dostęp do przesłanych plików.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rozwiązanie dopasowane do cyfrowej rzeczywistości. Dzięki niej zwiększysz bezpieczeństwo elektronicznych dokumentów.