Organizacja firmowej imprezy świątecznej zaczyna się nie tylko od ustalenia liczby uczestników, ale także od celu spotkania oraz maksymalnych wydatków. Dopiero na tej podstawie można wybierać menu czy atrakcje. Warto od razu ustalić, kto kontaktuje się z dostawcami, kto zbiera zgłoszenia pracowników, a ponadto do kiedy trzeba podjąć najważniejsze decyzje.
Organizacja firmowej imprezy świątecznej – od założeń do budżetu
Przygotuj krótki opis wydarzenia, gdzie znajdzie się proponowany termin, liczba gości, lokalizacja oraz forma spotkania, na przykład kolacja lub przyjęcie z programem artystycznym. Jeśli zadaniem ma zająć się zewnętrzna agencja, jak np. CROWD, taki dokument ułatwi też późniejsze porównanie ofert. Zakres zlecenia trzeba jednak ustalić w wycenie, bez zakładania, że każda propozycja obejmuje pełną obsługę wydarzenia. W twoim arkuszu budżetowym oddziel koniecznie koszty stałe, takie jak wynajem sali czy nagłośnienie, od zależnych od frekwencji – przede wszystkim cateringu. Dopisz ponadto transport, dekoracje, obsługę techniczną lub ewentualne nadgodziny personelu. Porównuj oferty na tej samej podstawie, czyli np. kwoty netto z netto albo brutto z brutto. Zaplanuj także jakąś rezerwę, na przykład 10% limitu, jako wewnętrzne zabezpieczenie na zmiany. Obok każdej pozycji zapisz dodatkowo kwotę zatwierdzoną, faktyczny wydatek, termin płatności i osobę akceptującą koszt.
Organizacja firmowej imprezy świątecznej – harmonogram przygotowań
Harmonogram ułóż z kolei od daty wydarzenia wstecz, uwzględniając terminy wymagane przez dostawców. Zapisz daty rezerwacji lokalu, wysłania zaproszeń, zamknięcia zgłoszeń czy przekazania ostatecznej liczby gości. Termin odpowiedzi pracowników powinien poprzedzać dzień, po którym lokal nie pozwala już „bezkosztowo” zmniejszyć zamówienia. W scenariuszu samego spotkania uwzględnij również montaż, próbę techniczną, przyjazd uczestników, przemówienia, posiłki i zakończenie obsługi. Między punktami zostaw ponownie bufor, aby opóźniona kolacja nie wymuszała skracania całego programu.
Podział obowiązków i kontrola ustaleń
Nawet jeśli wydarzeniem zajmuje się zewnętrzna agencja, wyznacz po stronie firmy jednego koordynatora, który będzie przekazywał ustalenia oraz zbierał niezbędne akceptacje. Uzgodnij z agencją podział obowiązków, aby było jasne, kto kontaktuje się z lokalem czy dostawcami, a kto odpowiada za komunikację z pracownikami, budżet oraz zatwierdzanie programu. Każde zadanie powinno mieć wykonawcę i termin realizacji. Ustalenia zapisuj we wspólnym pliku, a zmiany wpływające na koszty lub zakres usług potwierdzaj pisemnie. Przed wydarzeniem udostępnij osobom zaangażowanym w organizację aktualny scenariusz i kontakty do osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary. Po spotkaniu sprawdź też zgodność rozliczenia z zaakceptowaną ofertą, uwzględnij wpłacone zaliczki i zanotuj przyczyny ewentualnych różnic w budżecie – te informacje ułatwią przygotowanie kolejnej imprezy. Dzięki jasnemu podziałowi zadań organizacja firmowej imprezy świątecznej nie wymaga angażowania całego zespołu w każdą decyzję.