Sezonowy wzrost sprzedaży to dobra wiadomość dla firmy, ale jednocześnie poważne wyzwanie dla logistyki. Większa liczba zamówień oznacza większe zapotrzebowanie na transport, a własna flota, która przez większość roku jest wystarczająca, nagle może okazać się zbyt mała. Zakup dodatkowych pojazdów tylko na kilka tygodni lub miesięcy rzadko jest optymalnym rozwiązaniem. Dlatego przygotowanie do sezonu warto rozpocząć od oceny rzeczywistych potrzeb transportowych i możliwości czasowego zwiększenia floty.
Kiedy firma powinna zacząć przygotowywać flotę do sezonu?
Najlepiej jeszcze zanim wzrost liczby zamówień stanie się widoczny w codziennych operacjach.
W wielu branżach okresy większego zapotrzebowania są stosunkowo łatwe do przewidzenia. Handel przygotowuje się do Black Friday i okresu przedświątecznego, dystrybutorzy napojów do sezonu letniego, firmy budowlane do intensywniejszych miesięcy inwestycyjnych, a przedsiębiorstwa obsługujące rolnictwo do konkretnych etapów prac sezonowych.
Punktem wyjścia powinny być dane z poprzednich lat. Warto sprawdzić:
- o ile rosła liczba zamówień,
- jak zmieniała się liczba realizowanych tras,
- ile pojazdów było potrzebnych w najbardziej intensywnych tygodniach,
- czy pojawiały się opóźnienia w dostawach,
- jak często wykorzystywano zewnętrznych przewoźników,
- czy wszystkie samochody we flocie były dostępne.
Na tej podstawie można oszacować, jakiego zwiększenia możliwości transportowych firma będzie potrzebowała w kolejnym sezonie.
Dlaczego zakup dodatkowych pojazdów nie zawsze się opłaca?
Jeżeli większe zapotrzebowanie trwa przez dwa lub trzy miesiące, zakup pojazdu oznacza, że po zakończeniu sezonu może on pozostawać niewykorzystany.
Firma ponosi jednak koszty niezależnie od tego, czy samochód pracuje każdego dnia.
Trzeba uwzględnić między innymi finansowanie, ubezpieczenie, przeglądy, serwis, utratę wartości oraz późniejszą sprzedaż pojazdu. W przypadku samochodów ze specjalistyczną zabudową poziom inwestycji może być jeszcze wyższy.
Dlatego przy czasowym wzroście zapotrzebowania warto oddzielić potrzeby stałe od okresowych.
Własna lub długoterminowo wynajmowana flota może odpowiadać za podstawową liczbę zleceń, natomiast dodatkowe samochody można pozyskać tylko na czas zwiększonego obciążenia.
Jak działa wynajem przy sezonowym zwiększeniu floty?
Wynajem krótko- lub średnioterminowy pozwala zwiększyć liczbę pojazdów bez konieczności ich zakupu.
Firma może wykorzystać dodatkowe samochody podczas większej liczby zleceń, intensywnego sezonu sprzedażowego czy realizacji czasowego kontraktu, a następnie zwrócić je po zakończeniu okresu zwiększonego zapotrzebowania.
Takie rozwiązanie daje również możliwość reagowania na sytuacje, których trudno było wcześniej przewidzieć.
Nowy kontrakt, nagłe zwiększenie zamówień od kluczowego klienta albo awaria kilku samochodów może spowodować, że przedsiębiorstwo potrzebuje dodatkowej mobilności praktycznie z dnia na dzień.
W takich przypadkach czasowa rozbudowa floty może być prostsza niż inwestycja w pojazdy, które będą potrzebne tylko przez ograniczony okres.
Jak określić, ile dodatkowych pojazdów będzie potrzebnych?
Nie warto zaczynać od pytania: „Ile samochodów możemy wynająć?”. Ważniejsze jest ustalenie, ile pracy faktycznie trzeba wykonać.
Należy przeanalizować planowaną liczbę dostaw, charakter tras, przewidywany przebieg oraz rodzaj przewożonego towaru.
Znaczenie ma także ładowność.
W niektórych przypadkach bardziej efektywne będzie wykorzystanie mniejszej liczby większych samochodów, w innych – rozbudowa floty o kilka lekkich pojazdów dostawczych umożliwiających realizację wielu lokalnych dostaw.
Warto również pozostawić pewną rezerwę operacyjną. Plan zakładający stuprocentowe wykorzystanie każdego pojazdu przez cały sezon może szybko przestać działać w przypadku awarii, opóźnienia trasy lub dodatkowych zamówień.
Jaki pojazd wybrać na okres zwiększonego zapotrzebowania?
Sam fakt, że firma potrzebuje większej floty, nie oznacza jeszcze, że każdy dodatkowy samochód będzie odpowiedni.
Wybór zależy przede wszystkim od charakteru działalności.
W dystrybucji miejskiej istotne mogą być zwrotność i odpowiednia przestrzeń ładunkowa. Przy przewozie większej liczby palet potrzebny będzie samochód z kontenerem lub firanką. Produkty wymagające temperatury kontrolowanej muszą być przewożone odpowiednio przystosowanymi pojazdami chłodniczymi.
Znaczenie może mieć również wyposażenie dodatkowe, np. winda załadowcza.
Przed wyborem samochodu warto więc przeanalizować nie tylko jego dopuszczalną masę całkowitą, ale również realną ładowność, wymiary przestrzeni ładunkowej i sposób załadunku.
Co zrobić, gdy jeden z własnych pojazdów wypada z eksploatacji?
Sezonowy szczyt jest momentem, w którym nawet pojedyncza awaria może być szczególnie dotkliwa.
Jeżeli firma wykorzystuje praktycznie całą dostępną flotę, unieruchomienie jednego samochodu oznacza konieczność przełożenia tras lub zwiększenia obciążenia pozostałych pojazdów.
Może to prowadzić do opóźnień, nadgodzin kierowców i problemów z realizacją zobowiązań wobec klientów.
Dlatego przy planowaniu floty na najbardziej intensywny okres warto uwzględnić także scenariusz awaryjny.
Dostęp do dodatkowego samochodu na czas naprawy pozwala utrzymać ciągłość operacji bez konieczności trwałego zwiększania liczby pojazdów należących do przedsiębiorstwa.
Wynajem krótkoterminowy czy średnioterminowy?
Wybór zależy przede wszystkim od przewidywanego czasu dodatkowego zapotrzebowania.
Jeżeli firma potrzebuje pojazdu na pojedyncze zlecenie, kilka dni lub kilka tygodni, odpowiedni może być wynajem krótkoterminowy.
Przy sezonie trwającym kilka miesięcy albo czasowym kontrakcie warto natomiast rozważyć dłuższy okres użytkowania.
Fraikin oferuje wynajem samochodów dostawczych i ciężarowych na okres krótszy niż 12 miesięcy, dzięki czemu przedsiębiorstwo może dobrać pojazd i czas jego użytkowania do aktualnego zapotrzebowania. Takie rozwiązanie może być wykorzystane zarówno przy sezonowym wzroście liczby zamówień, jak i dodatkowych zleceniach czy czasowym braku pojazdu z własnej floty.
Jak przygotować się do sezonu bez niepotrzebnego zwiększania kosztów?
Najważniejsza jest elastyczność.
Firma nie musi utrzymywać przez cały rok floty przygotowanej na najwyższy możliwy poziom zamówień. W praktyce oznaczałoby to ponoszenie kosztów samochodów, które przez znaczną część czasu nie pracują z pełnym wykorzystaniem.
Lepszym rozwiązaniem może być utrzymywanie floty odpowiadającej standardowemu zapotrzebowaniu i czasowe zwiększanie jej możliwości wtedy, gdy faktycznie jest to potrzebne.
Pozwala to przygotować się do sezonu bez podejmowania długoterminowych decyzji wyłącznie na podstawie krótkotrwałego wzrostu liczby zleceń.