5 powodów, dla których warto wdrożyć e-podpis w swojej firmie

Od kilku lat jego znaczenie rośnie w siłę i zaczyna obejmować kolejne branże. Nawet jeżeli nie miałeś okazji skorzystać z „e-podpisu”, na pewno o nim słyszałeś. Zetknąć możemy się z nim używając, np. rządowych serwisów w prywatnych celach, ale i podczas wypełniania zawodowych obowiązków, np. podpisując umowy. Zdecydowanie zyskał w czasie pandemii, gdy wiele spraw trzeba było załatwiać na odległość, online i do dziś, z dnia na dzień, przedsiębiorstw, które decydują się na wdrożenie e-podpisu jest coraz więcej. Czy warto do nich dołączyć?

Czym jest e-podpis?

Hasło “e-podpis” dotyczy zróżnicowanych metod, które polegają na potwierdzaniu autentyczności plików i tożsamości ich nadawcy podczas przepływu danych w elektronicznej formie. Zasady, które musi spełniać taki podpis dotyczą m.in.: możliwości sprawdzenia jego oryginalności, trwałego połączenia z plikiem, na którym się znajduje oraz trudności z jego podrobieniem. Takie same warunki dotyczą tradycyjnej formy podpisu składanego na kartce papieru.

E-podpis i korzyści z jego wdrożenia

#1 Oszczędność czasu

Korzystanie z systemu pozwalającego na złożenie e-podpisu pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości czasu. Odnosi się to głównie do minut, a czasem nawet godzin, spędzonych na dojazdach i w korkach oraz kolejkach w urzędach. Podpis elektroniczny umożliwia zawarcie umów, podpisanie faktur i innych dokumentów z własnego domowego zacisza oraz każdego innego miejsca na świecie.

#2 Redukcja kosztów

Razem z oszczędnością czasu idzie także zmniejszenie kosztów Twojej firmy. Dzięki temu, że wszystko odbywa się elektronicznie, nie trzeba wydawać pieniędzy na papier, tusze drukarskie, skanery, drukarki i wszelkie inne aspekty związane z eksploatacją sprzętów tego typu. Skoro wszystko odbywa się online, następuje również znaczna redukcja funduszy przeznaczanych na dojazdy – w dobie ciągle rosnących cen paliw jest to z pewnością istotna zaleta systemu posiadającego e-podpis.

#3 Elastyczność i dopasowanie się do Twoich potrzeb

E-podpis, w odróżnieniu od urzędów czy Twoich klientów, nie posiada godzin otwarcia – korzystać z niego możesz 24h na dobę. Dzięki niemu nie musisz martwić się, czy zdążysz dojechać na pocztę czy siedziby klienta przed zamknięciem – podpis na dokumencie możesz złożyć o każdej porze dnia i nocy i odesłać w dogodnym dla Ciebie momencie. Druga strona otrzyma podpisany plik w kilka sekund.

#4 Wszystko w jednym miejscu

System gromadzi wszystkie dokumenty we własnym elektronicznym archiwum, dzięki czemu możesz do nich dotrzeć w każdej chwili i miejscu. Nie musisz znajdować się fizycznie w biurze, żeby przejrzeć umowę podpisaną tydzień temu z klientem. Wystarczy, że skorzystasz z dedykowanego archiwum, a wszystkie pliki, na których znajduje się e-podpis będą do Twojej dyspozycji.

#5 Bezpieczeństwo dokumentacji opatrzonej podpisem elektronicznym

Korzystając z systemu nie musisz obawiać się o poufność i bezpieczeństwo plików, na których złożono e-podpis. Dostęp do konkretnych dokumentów można nadać jedynie poszczególnym osobom, a wszystkie pliki opatrzone są specjalnym certyfikatem, który umożliwia wprowadzenie na nich jakichkolwiek zmian dopiero po złożeniu kolejnego podpisu.