Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego to proste pismo, w którym wynajmujący informuje właściwy urząd skarbowy o zawarciu umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego. Dokument ma charakter zawiadomienia – nie jest to wniosek ani formularz urzędowy, ale powinien zawierać komplet danych pozwalających urzędowi zidentyfikować strony, lokal oraz okres obowiązywania umowy.
W poprawnym zgłoszeniu warto ująć: dane wynajmującego (imię i nazwisko/nazwa, PESEL/NIP, adres zamieszkania/siedziby, kontakt), dane najemcy, adres wynajmowanego lokalu, datę zawarcia umowy oraz datę rozpoczęcia najmu, a także informację, że jest to umowa najmu okazjonalnego w rozumieniu przepisów o ochronie praw lokatorów. Dobrą praktyką jest też wskazanie, w jaki sposób wynajmujący będzie rozliczał podatek (np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych) – choć samo zgłoszenie najmu okazjonalnego nie zastępuje wyboru formy opodatkowania.
Kluczowe są również załączniki: standardowo do najmu okazjonalnego przygotowuje się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji, wskazanie lokalu, do którego najemca się wyprowadzi, oraz zgodę właściciela tego lokalu. W zgłoszeniu do urzędu skarbowego możesz wymienić te dokumenty jako załączniki lub wskazać, że pozostają do wglądu na żądanie organu.
Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego
1. Dane wynajmującego (zgłaszającego)
| Imię i nazwisko / nazwa | …………………………………………………… |
| PESEL / NIP | …………………………………………………… |
| Adres zamieszkania / siedziby | …………………………………………………… |
| Telefon / e-mail (opcjonalnie) | …………………………………………………… |
2. Dane najemcy
| Imię i nazwisko | …………………………………………………… |
| PESEL / data urodzenia (opcjonalnie) | …………………………………………………… |
| Adres zamieszkania (opcjonalnie) | …………………………………………………… |
3. Informacje o umowie najmu okazjonalnego
| Adres wynajmowanego lokalu | …………………………………………………… |
| Data zawarcia umowy | …………………………………………………… |
| Okres obowiązywania umowy | od …………………….. do …………………….. |
| Data rozpoczęcia najmu (wydania lokalu) | …………………………………………………… |
| Czynsz miesięczny (opcjonalnie) | …………………………………………………… |
4. Załączniki (opcjonalnie – dołącz lub wskaż, że posiadasz)
- Kopia umowy najmu okazjonalnego.
- Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 KPC).
- Wskazanie lokalu, do którego najemca wyprowadzi się w razie wykonania obowiązku opróżnienia lokalu.
- Oświadczenie właściciela (lub osoby z tytułem prawnym) o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy w lokalu wskazanym wyżej.
5. Podpis
(czytelny podpis wynajmującego / osoby upoważnionej)
jak poprawnie wypełnić zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego
W polu „Adresat” wpisz urząd skarbowy właściwy dla Ciebie jako wynajmującego (zwykle według miejsca zamieszkania). W części danych stron podaj identyfikatory w sposób spójny z umową: PESEL (osoba fizyczna) lub NIP (działalność gospodarcza). Jeżeli wynajmujących jest dwóch (np. małżonkowie lub współwłaściciele), najbezpieczniej dopisać drugą osobę w tabeli albo dodać krótką sekcję „Współwynajmujący” i wskazać, kto podpisuje zgłoszenie.
termin i sposób złożenia
Najem okazjonalny wymaga dochowania terminu przewidzianego przepisami – w praktyce przyjmuje się, że zawiadomienie składa się w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu (czyli od dnia faktycznego wydania lokalu/najmu wskazanego w umowie). Dokument możesz złożyć osobiście w urzędzie, wysłać listem poleconym albo przekazać elektronicznie (np. przez ePUAP, jeśli wybierzesz właściwą usługę pisma ogólnego). Zawsze zachowaj dowód złożenia.
załączniki – co warto dołączyć, a co wystarczy wymienić
Do zgłoszenia możesz dołączyć kopię umowy, ale kluczowe dokumenty charakterystyczne dla najmu okazjonalnego (oświadczenie notarialne najemcy, wskazanie lokalu zastępczego oraz zgoda właściciela tego lokalu) często wystarczy wymienić jako posiadane i udostępnić na żądanie. Jeśli urząd prosi o uzupełnienie, dosyłasz wskazane kopie. Wzór pozostawia tę część jako „opcjonalną”, bo praktyka urzędów bywa różna.
na co uważać: najem okazjonalny a rozliczenie podatku
Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego nie jest tym samym co wybór formy opodatkowania. Jeżeli rozliczasz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, pamiętaj o bieżących obowiązkach (wpłaty, ewidencja, rozliczenie roczne). W samym piśmie możesz dopisać jedno zdanie o planowanej formie rozliczeń, ale nie traktuj tego jako „zgłoszenia ryczałtu”.
co można zmodyfikować w wzorze
Możesz dodać: numer umowy, oznaczenie lokalu (np. numer księgi wieczystej), informację o liczbie najemców, a także prośbę o potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Jeżeli składasz pismo elektronicznie, w miejscu podpisu wpisz podpis elektroniczny / profil zaufany zgodnie z kanałem wysyłki. Najważniejsze, aby dane w zgłoszeniu były identyczne jak w umowie i aby zgłoszenie zostało wysłane w terminie.