Rozliczanie kierowców zawodowych to zagadnienie, w przypadku którego nie ma miejsca na dowolność – należy ściśle trzymać się przepisów. Ich nieznajomość czy niezrozumienie może mieć poważne konsekwencje. Poznaj 3 często popełniane błędy w rozliczaniu czasu pracy kierowców i dowiedz się, jak ich uniknąć.
1. Rozliczanie kierowców w oparciu o nieaktualne przepisy
Rozliczanie czasu pracy kierowców jest uregulowane w przepisach zarówno krajowych, jak i unijnych. W ostatnich latach branża transportowa musiała zmierzyć się z wieloma zmianami, w tym zwłaszcza Pakietem Mobilności. Niestety, zdarza się, że prowadzenie ewidencji w sposób nierzetelny ma swoje źródła w rozliczaniu kierowców na podstawie już nieaktualnych przepisów. Może to prowadzić zarówno do zawyżenia, jak i zaniżenia wynagrodzenia kierowców, z kolei działania optymalizacyjne mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli.
Co pozwoli uniknąć tego błędu:
- korzystanie z aktualizowanego na bieżąco oprogramowania – dotyczy to zwłaszcza większych firm transportowych, które mają wewnętrzny dział księgowości i kadr;
- przekazanie rozliczania czasu pracy kierowców zewnętrznemu partnerowi, np. firmie świadczącej usługi księgowe dla branży transportowej Evotax – wówczas rozliczeniami zajmą się specjaliści.
2. Pomijanie niektórych składników wynagrodzenia
Wynagrodzenie kierowcy składa się z wynagrodzenia zasadniczego i dodatków, np. za nadgodziny czy pracę w godzinach nocnych. Zdarza się, że kwota wypłacona kierowcy tytułem wynagrodzenia nie jest prawidłowa. Powodem bywa sama specyfika pracy kierowców – wielu z nich pracuje w systemie równoważnego czasu pracy, czyli elastycznym systemie pracy. Do tego dochodzą zmiany w przepisach – mogą one zostać przeoczone przez osobę, dla której rozliczanie kierowców w firmie jest tylko jednym z wielu zadań.
Co pozwoli uniknąć tego błędu:
- bazowanie na danych z tachografu i karty kierowcy – na uwadze należy mieć przy tym zapisy, jakie znalazły się w umowie z pracownikiem i regulamin pracy obowiązujący w przedsiębiorstwie;
- skorzystanie z pomocy specjalistów – np. wspomnianej firmy Evotax, która oferuje usługi księgowe dla firm transportowych.
3. Opieranie się na plikach DDD bez ich weryfikacji
To kolejny błąd, który może doprowadzić do uznania ewidencji za nierzetelną i być przyczyną poważnych problemów. Praca kierowców zawodowych nie polega wyłącznie na prowadzeniu pojazdu. Dlatego muszą oni pamiętać o deklarowaniu aktywności za pomocą manualnych wpisów w urządzeniu rejestrującym (tachografie). Niestety, wystarczy chwilowe rozproszenie uwagi, aby wprowadzić błędne dane lub pozostawić np. tryb „odpoczynek” podczas wykonywania prac poza pojazdem.
Co pozwoli uniknąć tego błędu:
- sprawdzenie, czy zawartość plików DDD odpowiada faktycznym czynnościom, jakie wykonywał kierowca – to pozwoli wyłapać błędy, a następnie skorygować je przed rozpoczęciem rozliczania pracownika;
- szkolenie z obsługi tachografu dla każdej osoby, która została przyjęta do pracy na stanowisku kierowcy – to sposób, aby ograniczyć liczbę korekt.