Dokumenty

Obieg dokumentów w firmie produkcyjnej w innowacyjnym wydaniu

Praca z dokumentami jest codziennością przedsiębiorstw działających w każdej branży, w tym także firm z sektora produkcyjnego. Współczesne organizacje doskonale zdają sobie sprawę z tego, że prawidłowo zorganizowane obiegi dokumentów są kluczowe dla osiągnięcia wydajnej pracy przedsiębiorstwa oraz tempa podejmowania decyzji i budowania konkurencyjności. W związku z tym chętnie inwestują w specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które pozwala na wprowadzenie wielu istotnych usprawnień w obszarze zarządzania firmową dokumentacją.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej – dlaczego to jedyny słuszny wybór?

Jeszcze kilkanaście lat temu każda firma trudniąca się produkcją borykała się z licznymi, bardzo podobnymi problemami wynikającymi z pracy z dokumentacją papierową. Dziś przedsiębiorstwa mają natomiast wybór – mogą pozostać przy tradycyjnym modelu zarządzania dokumentacją opierającym się na dokumentach w formie analogowej lub wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Ta druga opcja, mimo że wymaga pewnych nakładów finansowych oraz czasu potrzebnego na jej skuteczne wdrożenie, jest zdecydowanie bardziej opłacalna w perspektywie długoterminowej.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej eliminuje zdecydowaną większość problemów związanych z zarządzaniem i codzienną pracą z firmową dokumentacją. Zakłada digitalizację, czyli przekształcenie do postaci cyfrowej całości lub istotnej części firmowego archiwum oraz przechowywanie elektronicznej dokumentacji w chmurze lub na firmowych serwerach. Stoi także na straży bezpieczeństwa dokumentów i znajdujących się w nich danych, gdyż dostęp do poszczególnych pism jest przyznawany poszczególnym pracownikom wyłącznie na podstawie odgórnie nadawanych uprawnień.

Elektroniczny obieg dokumentów w praktyce – w jakie oprogramowanie warto zainwestować?

Elektroniczny obieg dokumentów pozostałby jedynie koncepcją, gdyby nie rozwój nowoczesnych technologii i powstanie systemów informatycznych dedykowanych temu przydatnemu rozwiązaniu. Mowa tu o specjalistycznych systemach zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS), które pozwalają na sprawne organizowanie obiegów dokumentów w firmie.. Najlepsze systemy klasy DMS są w stanie obsługiwać masowe ilości dokumentacji, co pozwala na ich wdrożenie w przedsiębiorstwach produkcyjnych o dowolnych rozmiarach.

Rzeczywistość pokazuje jednak, że często zwykłe systemy DMS nie są w stanie zaspokoić wszystkich potrzeb firm produkcyjnych. Specyfika branży i szeroko zakrojone działania organizacji z tego sektora sprawiają, że firmy poszukują narzędzi, które dają więcej możliwości – takich, których funkcjonalność nie ogranicza się tylko do możliwości tworzenia elektronicznego obiegu dokumentów, ale daje też możliwość budowania aplikacji spełniających szereg innych działań, idealnie dostosowanych do potrzeb przedsiębiorstwa. Na szczególną uwagę takich firm zasługują innowacyjne platformy low-code. Pod nazwą tą kryją się zaawansowane rozwiązania platformowe, których pracę wspiera szereg innowacyjnych technologii i mechanizmów. Platformy low-code nie tylko umożliwiają tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów i tworzenie dedykowanych dla nich aplikacji.Najlepsze z nich dają także możliwość sprawnego i szybkiego wdrażania potrzebnych modyfikacji z natychmiastowym skutkiem. Dzięki temu możliwe jest dostosowywanie już istniejących obiegów dokumentów do zmieniających się w czasie potrzeb firmy. Jedną z największych zalet platform low-code jest natomiast możliwość korzystania z ich funkcjonalności także przez osoby nieznające języków programowania dzięki temu, że nowe aplikacje można tworzyć za pomocą metody drag&drop.

Powiązane teksty
DokumentySprzedaż

Co zrobić gdy klient nie opłaci faktury?

Nieuregulowane terminowo faktury to codzienność niezależnie od branży. Takie sytuacje zdarzają…
Czytaj dalej
AdministracjaDokumentyInternet

Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych jako przejaw digitalizacji gospodarki

Konieczność stosowania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych w polskim porządku…
Czytaj dalej
DokumentyUrzędyWnioski

Jak wyrobić paszport?

Paszport jest dokumentem, który umożliwia przekraczanie granicy Polski w przypadku podróży do…
Czytaj dalej