Zgoda na Wykorzystanie Wizerunku

Zgoda na wykorzystanie wizerunku to prosty, ale bardzo ważny dokument, który powinien jasno określać kto, na czyją rzecz, w jakim celu i na jak długo udziela zgody na publikację swojego wizerunku. Prawidłowo przygotowany formularz pozwala uniknąć sporów i stanowi zabezpieczenie zarówno dla osoby udostępniającej wizerunek, jak i podmiotu, który z tego wizerunku korzysta (np. firmy, szkoły, organizacji pozarządowej).

Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku powinien zawierać dane identyfikujące strony, precyzyjny opis zakresu zgody (np. rodzaje materiałów, kanały publikacji, terytorium), a także informacje o prawach osoby udzielającej zgody, w tym o możliwości jej cofnięcia. Istotne jest również odniesienie do zasad przetwarzania danych osobowych (RODO), ponieważ wizerunek co do zasady traktowany jest jako dana osobowa, zwłaszcza gdy możliwa jest identyfikacja konkretnej osoby.

Dobry wzór dokumentu powinien być zrozumiały dla przeciętnego czytelnika, unikać nadmiernego żargonu prawniczego i wyraźnie wskazywać konsekwencje podpisania zgody. Dobrą praktyką jest wyszczególnienie pól do uzupełnienia, takich jak: nazwa wydarzenia, data, miejsce, dane administratora danych oraz miejsce na podpis osoby, której wizerunek jest utrwalany (a w przypadku osób małoletnich – także podpis przedstawiciela ustawowego).

Poniżej znajdziesz prosty, gotowy do wydruku wzór „Zgody na wykorzystanie wizerunku”, a następnie szczegółowe omówienie, co możesz w nim modyfikować i jak bezpiecznie dopasować go do swoich potrzeb.

Zgoda na wykorzystanie wizerunku

Niniejszy dokument stanowi dobrowolną zgodę osoby, której wizerunek jest utrwalany, na jego utrwalenie, rozpowszechnianie i przetwarzanie w określonych poniżej celach i na wskazanych polach eksploatacji.

§ 1. Dane stron

1. Osoba udzielająca zgody (osoba, której wizerunek jest utrwalany):
Imię i nazwisko: ………………………………………………………
Adres: ………………………………………………………………….
Telefon / e-mail (opcjonalnie): ………………………………………….

2. Administrator wizerunku / organizator:
Nazwa / imię i nazwisko: ………………………………………………
Adres siedziby: ……………………………………………………….
Kontakt (telefon / e-mail): …………………………………………….

§ 2. Zakres i cel wykorzystania wizerunku

1. Wyrażam zgodę na utrwalenie i nieodpłatne wykorzystanie mojego wizerunku w postaci fotografii / nagrań wideo wykonanych w związku z wydarzeniem: …………………………………………………………………………………………………….., które odbywa się w dniu: ……………………….. w miejscu: …………………………………………………… .

2. Zgoda obejmuje wykorzystanie wizerunku w następujących celach: promocja działania / wydarzenia / działalności Administratora, dokumentacja archiwalna, informowanie o zrealizowanych projektach.

3. Zgoda obejmuje w szczególności rozpowszechnianie wizerunku w następujących kanałach: strona internetowa Administratora, profile w mediach społecznościowych, materiały drukowane (ulotki, plakaty, katalogi), prezentacje i raporty, materiały informacyjne wysyłane drogą elektroniczną.

§ 3. Czas trwania zgody i terytorium

1. Zgoda zostaje udzielona na czas nieokreślony / do dnia: …………………………………………..*.

2. Zgoda obowiązuje na terytorium: Rzeczypospolitej Polskiej / całego świata*.

*niepotrzebne skreślić

§ 4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych jest: ………………………………………………………………………………………………………….. .

2. Dane osobowe (w tym wizerunek) będą przetwarzane w celu realizacji wskazanym w § 2, na podstawie udzielonej przeze mnie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

3. Przysługuje mi prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem.

4. Przysługuje mi również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 5. Oświadczenia dodatkowe

1. Oświadczam, że wyrażam zgodę dobrowolnie i jestem świadomy/a jej zakresu oraz skutków.

2. Oświadczam, że zgoda obejmuje wykorzystanie mojego wizerunku bez obowiązku każdorazowego zatwierdzania konkretnego materiału, o ile nie narusza to mojego dobrego imienia, dóbr osobistych ani nie przedstawia mnie w kontekście obraźliwym lub wprowadzającym w błąd.

3. W przypadku osoby małoletniej: oświadczam, że jestem przedstawicielem ustawowym / opiekunem prawnym osoby, której wizerunek dotyczy, i jestem uprawniony/a do wyrażenia niniejszej zgody.

§ 6. Podpisy

Miejscowość i data: ………………………………………………………………………………………………………..

Podpis osoby, której wizerunek dotyczy / przedstawiciela ustawowego	Podpis przedstawiciela Administratora
………………………………………………………	………………………………………………………

Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku – data przygotowania: 22 lutego 2026 r.

Strona 1

Jak korzystać z wzoru zgody na wykorzystanie wizerunku

Przed wydrukowaniem dokumentu warto dostosować go do specyfiki Twojej działalności. Nie zmieniaj układu kluczowych elementów (dane stron, zakres zgody, RODO, podpisy), ale bez obaw modyfikuj szczegóły, takie jak opis wydarzenia, kanały publikacji czy czas obowiązywania zgody. Im bardziej precyzyjnie opiszesz cel i zakres wykorzystania wizerunku, tym bezpieczniejszy będzie dokument.

Jeżeli działasz cyklicznie (np. organizujesz powtarzające się warsztaty), możesz w opisie wydarzenia wskazać nazwę cyklu i ramy czasowe, zamiast jednej konkretnej daty. Dla przejrzystości dobrze jest jednak unikać zbyt ogólnych sformułowań typu „wszystkie działania marketingowe” bez doprecyzowania kanałów komunikacji.

Elementy, które można modyfikować

Zakres kanałów publikacji

Lista kanałów (strona www, media społecznościowe, druk, prezentacje) może być swobodnie rozszerzana lub zawężana. Jeśli wiesz, że nie korzystasz z danego formatu (np. plakatów), usuń go z dokumentu. Z kolei gdy planujesz emisję w telewizji lub w kampaniach outdoorowych, dodaj je wprost do formularza, by osoba podpisująca zgodę była tego świadoma.

Czas trwania zgody i terytorium

Wzór dopuszcza czas nieokreślony lub konkretną datę końcową. W praktyce biznesowej często stosuje się czas nieokreślony, ale w niektórych projektach (np. kampanie grantowe) warto wskazać koniec okresu wykorzystania wizerunku. Podobnie z terytorium: gdy Twoje działania ograniczają się do Polski, usuń zapis o „całym świecie”, aby uniknąć nadmiernie szerokiej zgody.

Na co uważać przy stosowaniu zgody na wizerunek

Osoby małoletnie

W przypadku dzieci i młodzieży konieczne jest uzyskanie podpisu przedstawiciela ustawowego (najczęściej rodzica). Nie wystarczy ustna zgoda dziecka – pozostaw w dokumencie wyraźny zapis o przedstawicielu ustawowym i dopilnuj, aby faktycznie podpisała go uprawniona osoba. Dobrą praktyką jest również zaznaczenie wieku dziecka na odwrocie dokumentu lub w systemie elektronicznym.

Cofnięcie zgody i RODO

Z punktu widzenia RODO kluczowe jest pouczenie o prawie do cofnięcia zgody. Warto pamiętać, że odwołanie zgody działa na przyszłość – materiały już rozpowszechnione (np. wydrukowane ulotki) nie zawsze da się wycofać z obrotu. Można jednak ograniczyć ich dalszą emisję i usunąć wizerunek z kanałów online. Dobrze jest w praktyce opisać wewnętrzną procedurę postępowania po wycofaniu zgody, nawet jeśli nie wpisujesz jej w sam wzór.

Jasny język i archiwizacja

Zadbaj, aby język dokumentu był zrozumiały dla osoby podpisującej – unikaj skrótów i żargonu, jeśli kierujesz formularz do uczestników niebędących prawnikami. Każdą podpisaną zgodę na wykorzystanie wizerunku przechowuj w bezpiecznym miejscu, najlepiej w formie papierowej oraz skanu elektronicznego. Ułatwi Ci to wykazanie legalności wykorzystania wizerunku w razie sporu, kontroli lub żądania usunięcia danych.